PN-EN ISO 20607 najważniejsze zasady dla tworzenia instrukcji

Norma PN-EN ISO 20607 została opracowana jako pierwsza zharmonizowana norma dotycząca instrukcji użytkowania maszyn. Określa ona wymagania dla producentów maszyn w zakresie przygotowania części instrukcji obsługi związanych z bezpieczeństwem, uwzględniając odpowiednią strukturę i prezentację informacji we wszystkich fazach cyklu życia maszyny. Innymi słowy, PN-EN ISO 20607 zawiera wytyczne, jak napisać kompletną i przejrzystą instrukcję obsługi, która spełni zasadnicze wymagania Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE (a od 2023 r. także Rozporządzenia (UE) 2023/1230) dotyczące informacji dla użytkownika. Dobrze opracowana instrukcja jest kluczowa dla zapewnienia bezpiecznej eksploatacji maszyny i zgodności z przepisami – tymczasem w praktyce bywa często traktowana po macoszemu. Poniżej przedstawiamy dziesięć najważniejszych zasad tworzenia instrukcji obsługi maszyn, których zastosowanie pomoże inżynierom i projektantom przygotować dokumentację spełniającą wymagania prawne oraz czytelną i użyteczną dla odbiorców.

1. Zaplanuj opracowanie instrukcji już na etapie projektowania maszyny

Prace nad instrukcją obsługi warto rozpocząć równolegle z projektowaniem maszyny i analizą ryzyka. Częstym błędem producentów jest odkładanie przygotowania dokumentacji na sam koniec projektu, traktując ją jako „zło konieczne”. Skutkuje to pośpiechem, niekompletnością instrukcji i pominięciem istotnych informacji. Tymczasem brak pełnej, rzetelnej instrukcji może mieć poważne konsekwencje – zarówno prawne (maszyna nie spełnia wymagań do oznakowania CE), jak i praktyczne (klient może odmówić odbioru urządzenia lub wstrzymać płatność do czasu dostarczenia dokumentacji).

Zaplanowanie tworzenia instrukcji od początku pozwala uniknąć takich problemów. Już na etapie projektowania i oceny ryzyka należy zbierać informacje, które trafią do instrukcji: opisy działania, listę przewidzianych zastosowań i potencjalnych nieprawidłowych zastosowań, środki bezpieczeństwa, wymagania montażowe, procedury awaryjne itp. Warto wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za dokumentację i włączyć ich w proces projektowy. Dzięki temu instrukcja będzie gotowa na czas ukończenia maszyny, a jej treść będzie dobrze dopracowana. Pamiętajmy, że instrukcja obsługi jest integralną częścią maszyny – zgodnie z przepisami musi być dostarczona wraz z urządzeniem, podobnie jak osłony czy urządzenia zabezpieczające.

2. Zapewnij zgodność z wymaganiami Dyrektywy Maszynowej i Rozporządzenia UE

Podstawowym aktem prawnym regulującym zawartość instrukcji maszyn w Europie jest Dyrektywa Maszynowa 2006/42/WE, a od 2023 r. jej następcą jest Rozporządzenie (UE) 2023/1230 (tzw. nowe Rozporządzenie maszynowe). Oba te dokumenty określają tzw. zasadnicze wymagania dotyczące bezpieczeństwa maszyn, w tym szczegółowe wymagania odnośnie informacji dostarczanych użytkownikowi. Producent maszyny ma obowiązek dostarczyć instrukcję obsługi, która te wymagania spełni.

W załączniku I Dyrektywy Maszynowej (sekcja 1.7.4) wymieniono kilkanaście punktów określających, co powinna zawierać instrukcja. Są to m.in.: dane identyfikacyjne producenta i maszyny, opis konstrukcji i działania, wskazówki dot. zamierzonego użycia oraz przeciwwskazanego użycia, instrukcje montażu, instalacji i uruchomienia, informacje o środkach bezpieczeństwa i resztkowym ryzyku, procedury bezpiecznej obsługi, plan konserwacji, wymagane środki ochrony indywidualnej, dane o hałasie i emisjach, instrukcje postępowania w razie awarii lub zablokowania oraz wiele innych szczegółów. Każda instrukcja musi zawierać (jeśli dotyczy) wszystkie te informacje co najmniej w minimalnym zakresie określonym w przepisach.

Rozporządzenie 2023/1230 podtrzymuje powyższe wymagania merytoryczne, a ponadto wprowadza pewne nowości co do formy dostarczania instrukcji – dopuszcza m.in. udostępnianie instrukcji w formie cyfrowej (o czym więcej w dalszej części artykułu). Stosując normę PN-EN ISO 20607, która została opracowana właśnie w celu pokrycia wymagań Dyrektywy, możemy mieć pewność, że nasza instrukcja spełni wszystkie niezbędne punkty (norma ta została zharmonizowana z Dyrektywą). Innymi słowy, stosowanie PN-EN ISO 20607 daje domniemanie zgodności z wymaganiami prawnymi odnośnie instrukcji – jest to najprostsza i rekomendowana droga, aby spełnić obowiązki nałożone na producenta.

3. Obejmij całość cyklu życia maszyny w strukturze instrukcji

Instrukcja obsługi powinna prowadzić użytkownika przez wszystkie fazy „życia” maszyny – od transportu i instalacji, poprzez uruchomienie i normalną eksploatację, aż po konserwację, ewentualne naprawy oraz wycofanie z użytkowania. Norma PN-EN ISO 20607 kładzie duży nacisk na objęcie instrukcją pełnego cyklu życia urządzenia. Oznacza to, że już na etapie planowania dokumentu należy przemyśleć jego strukturę (spis treści) w sposób logiczny, odpowiadający kolejnym etapom pracy z maszyną. Taki układ informacji ułatwi czytelnikowi znalezienie potrzebnych wskazówek zależnie od tego, na jakim etapie użytkowania maszyny aktualnie się znajduje.

PN-EN ISO 20607 podaje przykładowy wzorzec struktury instrukcji, który obejmuje wszystkie fazy użytkowania. Poniżej przedstawiono typowe rozdziały instrukcji obsługi maszyny wraz z zakresem ich treści:

Rozdział instrukcji	Zakres i przykładowe treści
Strona tytułowa i identyfikacja	Tytuł dokumentu (np. „Instrukcja obsługi”), model/typ maszyny, nazwa i adres producenta, rok produkcji, numer wersji instrukcji, ewentualnie numer seryjny maszyny. Powinno tu znaleźć się także oznaczenie wersji językowej („Instrukcja oryginalna” lub „Tłumaczenie instrukcji oryginalnej”).
Spis treści	Ułożony zgodnie z kolejnością rozdziałów – ułatwia nawigację po dokumencie, szczególnie gdy jest on obszerny.
Wprowadzenie	Krótkie omówienie przeznaczenia instrukcji, zakresu objętych maszyn (modeli, wariantów), ogólne wskazówki dot. korzystania z dokumentu. Można tu zamieścić informację o grupach docelowych (np. które działy są dla operatora, a które dla serwisu).
Opis maszyny i jej działania	Ogólny opis konstrukcji maszyny, jej funkcji i zasady działania. Wskazanie głównych podzespołów (najlepiej z odwołaniem do rysunków lub zdjęć), opisu panelu operatora i elementów sterowania. Podstawowe dane techniczne: wymiary, masa, przyłącza (np. zasilanie elektryczne, pneumatyczne), wydajność, parametry pracy, wymagane warunki środowiskowe (temperatura, otoczenie).
Wymagania bezpieczeństwa (BHP)	Ogólne instrukcje bezpieczeństwa obowiązujące przy pracy z maszyną. Lista symboli i piktogramów użytych w maszynie i w dokumentacji. Informacje o przewidywanych kwalifikacjach personelu (np. że obsługa musi być przeszkolona). Resztkowe zagrożenia, których nie udało się wyeliminować konstrukcją – opis tych zagrożeń i ostrzeżenia przed nimi. Zalecane środki ochrony indywidualnej (PPE), jakie powinni stosować operatorzy (np. okulary, nauszniki przeciwhałasowe, rękawice).
Transport i magazynowanie	Instrukcje bezpiecznego transportu maszyny: sposób uniesienia (np. punkty mocowania do podnoszenia, masa urządzenia i jego części, wymagany sprzęt (wózki, dźwigi), zabezpieczenie na czas transportu. Warunki składowania przed uruchomieniem (np. zakres temperatur, zabezpieczenie przed wilgocią).
Instalacja i montaż	Krok po kroku opis czynności związanych z instalacją maszyny w docelowym miejscu: przygotowanie fundamentu lub podłoża, sposób przykotwienia lub zamocowania (by zapewnić stabilność zgodnie z wymaganiami, podłączenia mediów (zasilanie elektryczne – schemat podłączeń, pneumatyka, hydraulika), montaż osprzętu, ustawienie osłon, ewentualne wypoziomowanie. Wszystkie rysunki, schematy i wskazówki niezbędne do prawidłowego montażu.
Uruchomienie (przekazanie do eksploatacji)	Instrukcja „pierwszego uruchomienia”: czynności przed włączeniem maszyny (np. sprawdzenie wypoziomowania, uzupełnienie oleju), procedura włączenia krok po kroku, testy funkcjonalne i testy bezpieczeństwa, które należy wykonać po zainstalowaniu (np. sprawdzenie działania wyłącznika awaryjnego, osłon). Informacja o ewentualnym wymaganym przeszkoleniu operatorów przed rozpoczęciem pracy.
Obsługa i eksploatacja	Instrukcje użytkowania maszyny w normalnych warunkach – opis dostępnych trybów pracy, czynności operatora podczas pracy, sekwencje operacji, sterowanie maszyną (co robić, by wykonać daną czynność). Dokładny opis elementów sterowniczych – przycisków, przełączników, ekranów HMI – oraz ich funkcji. Przykłady komunikatów, które maszyna może wyświetlać, i co one oznaczają. Wskazówki czego nie robić – czyli przestrzeżenie przed niewłaściwym użyciem (na podstawie doświadczenia i oceny ryzyka).
Sytuacje nietypowe i awaryjne	Instrukcje postępowania w sytuacjach odbiegających od normalnej pracy: co zrobić w razie zatrzymania awaryjnego, zadziałania zabezpieczenia, alarmu na panelu itd. Procedury na wypadek awarii lub wypadku – np. jak bezpiecznie uwolnić zacięty materiał, jak opuścić zawieszony osprzęt, jak ewakuować/uratować osobę porażoną prądem lub wciągniętą przez mechanizm. Lokalizacja i obsługa wyłączników awaryjnych, opis sygnałów alarmowych (dźwiękowych/świetlnych) jeśli są obecne. Instrukcje przeciwpożarowe – np. jaki gaśnica powinna być użyta (CO₂, proszkowa?), a jakiej nie wolno stosować (woda przy pożarze oleju). Wskazówki, jak postąpić w razie wycieku substancji niebezpiecznych (jak zabezpieczyć teren, czym neutralizować).
Konserwacja i regulacje	Wszystkie czynności obsługiwania maszyny, które nie dotyczą bieżącej pracy, ale utrzymania jej w stanie zdatnym do użytku. Plan konserwacji okresowej – które czynności, w jakich odstępach czasu (np. smarowanie łożysk co 500 h, wymiana filtra co 6 miesięcy). Opis procedur konserwacyjnych i naprawczych, które może wykonać użytkownik, oraz środków bezpieczeństwa podczas ich wykonywania (np. odłączyć zasilanie, zabezpieczyć maszynę przed przypadkowym uruchomieniem – lockout/tagout). Regulacje i nastawy – jak wyregulować maszynę do pożądanego działania (np. kalibracja czujników, nastawianie luzów). Diagnostyka usterek i rozwiązywanie problemów – lista typowych problemów i sposoby ich usunięcia (tzw. tabela awarii). Informacja, jakie czynności serwisowe mogą być wykonane tylko przez wykwalifikowany serwis (jeśli dotyczy).
Części zamienne i materiały	Wykaz zalecanych części zamiennych mających wpływ na bezpieczeństwo (np. bezpieczniki, czujniki, osłony), wraz ze specyfikacją (nazwy, numery katalogowe). Zalecane materiały eksploatacyjne (np. typ oleju, smaru, pasków) do stosowania. Informacja o dostępności części u producenta lub dostawców.
Wycofanie z eksploatacji	Instrukcje bezpiecznej dyskwalifikacji, demontażu i utylizacji maszyny po zakończeniu jej żywotności. Jak zdemontować urządzenie, zneutralizować ewentualne materiały niebezpieczne (np. odprowadzić oleje, czynniki chłodzące), jak zutylizować poszczególne elementy (zgodnie z przepisami o odpadach).
Załączniki	Dodatkowe dokumenty uzupełniające instrukcję: schematy elektryczne, pneumatyczne, hydrauliczne, rysunki techniczne istotnych podzespołów, wykazy części, programy sterujące (jeśli mają być dostępne dla użytkownika), wyniki testów (np. balansowanie, test hałasu) itp. Deklaracja zgodności UE – może być załączona jako osobny dokument lub w treści instrukcji.
Indeks, słowniczek	(Opcjonalnie) Indeks pojęć lub alfabetyczny spis haseł występujących w instrukcji – ułatwia szybkie odszukanie informacji. Słowniczek terminów technicznych lub skrótów użytych w dokumencie, jeśli jest ich dużo.

Powyższy układ należy oczywiście dostosować do konkretnej maszyny – nie każda instrukcja będzie potrzebować wszystkich wymienionych rozdziałów lub może wymagać dodatkowych sekcji specyficznych dla danej technologii. Ważne jednak, by zachować logikę obejmującą cały cykl życia i grupować informacje tematycznie. Zaleca się rozpoczynanie instrukcji od części ogólnych i bezpieczeństwa, następnie przechodząc do instrukcji instalacji i użycia, a kończąc na utrzymaniu i danych szczegółowych. Taki przyjazny układ sprawia, że użytkownik (np. inżynier utrzymania ruchu) łatwo znajdzie np. rozdział o konserwacji, a operator – część o obsłudze codziennej.

4. Zawrzyj wszystkie wymagane elementy i informacje

Podczas tworzenia instrukcji należy upewnić się, że żaden z wymaganych elementów nie został pominięty. Listę minimalnych informacji, jakie instrukcja musi zawierać, determinują wspomniane wcześniej wymagania Dyrektywy Maszynowej (sekcja 1.7.4.2) – norma PN-EN ISO 20607 rozwija je i uszczegóławia. W praktyce oznacza to, że w treści instrukcji muszą znaleźć się m.in. następujące elementy:

• Dane identyfikacyjne maszyny i producenta: nazwa i adres producenta (oraz jego upoważnionego przedstawiciela, jeśli występuje), oznaczenie maszyny (nazwa modelu/typu dokładnie jak na tabliczce znamionowej), numer seryjny (choć dyrektywa nie wymaga numeru seryjnego w samej instrukcji, warto go podać), rok produkcji, wersja oprogramowania (jeśli istotna) itp.
• Deklaracja zgodności UE: dyrektywa wymaga dołączenia do instrukcji kopii deklaracji zgodności albo dokumentu zawierającego jej treść. W praktyce producenci często załączają pełną deklarację jako osobny dokument. Ważne, by użytkownik ją otrzymał i by była aktualna.
• Opis maszyny i jej przeznaczenia: ogólna charakterystyka maszyny, jej funkcje, oraz dokładne określenie zamierzonego zastosowania (co użytkownik ma z nią robić). Należy również ostrzec przed sposobami użycia, do których maszyna nie jest przeznaczona, a które mogą się nasunąć w praktyce (tzw. przewidywalne użycie niewłaściwe). Przykład: „Nie wolno używać prasy jako podnośnika do ludzi”.
• Instrukcje montażu, instalacji i przyłączenia: jak poprawnie zainstalować maszynę, podłączyć media, jakie wymagania montażowe muszą być spełnione (fundament, wentylacja, przestrzeń serwisowa). Należy podać np. momenty dokręcania kotew, schematy podłączeń elektrycznych, wymagania dot. zabezpieczeń elektrycznych (bezpieczniki), instrukcje zmniejszenia hałasu i drgań podczas instalacji (np. wypoziomowanie, amortyzatory).
• Instrukcje obsługi i użytkowania: krok po kroku opis czynności, jakie ma wykonywać operator podczas normalnej pracy maszyny – od przygotowania (np. sprawdzenie stanu, włączenie zasilania), poprzez wykonywanie operacji (np. załadunek materiału, naciskanie odpowiednich przycisków sterujących), aż po wyłączenie i zabezpieczenie maszyny po pracy. Jeśli obsługa wymaga szkoleń lub kwalifikacji, należy to zaznaczyć.
• Informacje o zagrożeniach i resztkowym ryzyku: szczegóły na ten temat rozwijamy w kolejnym punkcie, natomiast w kontekście wymagań – instrukcja musi wskazać wszystkie resztkowe ryzyka, które pozostają mimo zastosowania środków ochronnych. Powinna również zawierać ostrzeżenia przed czynnościami, które mogą sprowadzić niebezpieczeństwo (np. „Nie wkładać rąk między narzędzia tnące bez odłączenia zasilania”).
• Środki ochronne i odzież ochronna: należy wyszczególnić, jakie środki bezpieczeństwa po stronie użytkownika są wymagane. Przykładowo: „Podczas pracy maszyny operator musi używać ochronników słuchu i okularów ochronnych”. Jeśli przy maszynie wymagane są osłony lub urządzenia ochronne dostarczone oddzielnie, trzeba to zaznaczyć.
• Wskazówki eksploatacyjne: np. dotyczące stabilności – w jakich warunkach maszyna jest stabilna podczas pracy, a kiedy może się przewrócić (jeśli np. jest mobilna lub wysoka). Również np. „nie używać na pochyłości większej niż X stopni”.
• Instrukcje transportu i przenoszenia: jak bezpiecznie podnosić, jakie części można demontować do transportu, jak zabezpieczyć ruchome części. Podanie masy całkowitej maszyny i mas poszczególnych modułów ułatwia zorganizowanie odpowiedniego dźwigu lub wózka.
• Postępowanie w sytuacjach awaryjnych: co robić w razie awarii, wypadku, zablokowania mechanizmu.Te procedury omówimy także szerzej w dalszej części (zasada 7).
• Konserwacja, regulacje, naprawy: szczegółowy opis czynności utrzymania maszyny – zarówno rutynowych (smarowanie, czyszczenie) jak i reaktywnych (usuwanie usterek, wymiana zużytych elementów). Należy określić, które czynności może wykonywać użytkownik, a które wymagają specjalisty lub serwisu. Wszystkie te operacje muszą być opisane pod kątem bezpiecznego wykonania (lockout/tagout, podpory itp.). Trzeba też podać środki ostrożności przy konserwacji – np. „Przed rozpoczęciem regulacji wyłącz maszynę i odczekaj 5 minut na ostygnięcie elementów”.
• Dane techniczne i parametry: wyszczególnienie istotnych parametrów maszyny (moc silników, ciśnienie robocze, wydajność) oraz emisji (hałas, wibracje, emisje substancji, promieniowanie, jeśli występują). Dyrektywa w punkcie (u) wymaga podania poziomów hałasu na stanowisku pracy lub mocy akustycznej, jeśli przekraczają określone wartości. Jeśli maszyna emituje promieniowanie niejonizujące mogące być groźne (np. silne pola elektromagnetyczne, promieniowanie UV z lamp), instrukcja musi o tym informować i podawać sposoby ochrony szczególnie dla osób z implantami medycznymi.
• Wykaz części zamiennych: zwłaszcza tych, które mają wpływ na bezpieczeństwo. Producent powinien wskazać, jakie części zamienne należy stosować (np. tylko oryginalne czy równoważne) i jakie mają parametry. Dotyczy to np. bezpieczników, czujników, elementów układów hamulcowych itp., gdzie niewłaściwy zamiennik mógłby obniżyć poziom bezpieczeństwa.

Powyższe punkty to tylko wybrane przykłady – pełna lista jest długa i szczegółowa. Kluczową zasadą jest: jeśli coś wynika z oceny ryzyka lub jest wymagane do bezpiecznego używania maszyny – powinno znaleźć się w instrukcji. Dlatego tworząc dokumentację korzystajmy z list kontrolnych (np. checklisty zgodności z Dyrektywą), by odhaczyć każdy wymagany element. Norma PN-EN ISO 20607 w rozdziale 5 systematycznie przechodzi przez zalecane rozdziały i treści instrukcji, co bardzo ułatwia skompletowanie wszystkich informacji.

5. Stosuj jasny język dostosowany do odbiorcy

Instrukcja obsługi powinna być napisana zrozumiałym językiem, dostosowanym do poziomu wiedzy i umiejętności przeciętnego użytkownika danej maszyny. Dyrektywa wymaga, aby w przypadku maszyn przeznaczonych dla nieprofesjonalnych operatorów, język i układ instrukcji uwzględniały ich przewidywany poziom wykształcenia i rozeznania. Inaczej pisze się dokumentację dla prostego urządzenia obsługiwanego przez zwykłego pracownika, a inaczej dla skomplikowanej maszyny technologicznej obsługiwanej przez inżyniera – zawsze jednak styl musi być klarowny i rzeczowy.

Oto kilka zasad dobrej komunikacji w instrukcji (zgodnie z PN-EN ISO 20607 oraz ogólną normą PN-EN IEC/IEEE 82079-1 dotyczącą informacji dla użytkownika):

• Stosuj formę czynną i tryb rozkazujący w poleceniach. Zdania powinny jasno wskazywać czynność i wykonawcę. Na przykład, zamiast pisać biernie „Należy upewnić się, że maszyna jest czysta przed uruchomieniem”, lepiej napisać bezpośrednio: „Wyczyść maszynę przed uruchomieniem”. Forma aktywna jest krótsza i łatwiejsza do zrozumienia.
• Krótkie, proste zdania – unikaj wielokrotnie złożonych konstrukcji. Jedno zdanie powinno przekazywać jedną myśl lub instrukcję. Dzięki temu użytkownik nie pogubi się w skomplikowanej narracji.
• Jednoznaczność terminów – używaj terminologii technicznej konsekwentnie. Jeżeli pewna część maszyny została nazwana „uchwytem dociskowym”, trzymaj się tej nazwy w całym dokumencie (nie zmieniaj na „zacisk” lub „klamra”). Unikaj zaimków mogących wprowadzać niejasności co do tego, czego dotyczą instrukcje. Zamiast „Przymocuj go do niej”, lepiej napisać „Przymocuj uchwyt do stołu obrabiarki”.
• Tłumaczenie na język lokalny – zgodnie z prawem, instrukcja musi być dostarczona w języku kraju, w którym maszyna jest użytkowana (np. po polsku w Polsce). Jeśli oryginał sporządzono w innym języku, tłumaczenie musi być opatrzone zwrotem „Tłumaczenie instrukcji oryginalnej” a wersja oryginalna – „Instrukcja oryginalna”. Należy zadbać o profesjonalne tłumaczenie – błędy językowe lub niejasne przekłady mogą prowadzić do niebezpiecznych pomyłek.
• Styl neutralny i rzeczowy – instrukcja techniczna to nie miejsce na kwiecisty język czy żargon marketingowy. Unikaj zbędnych ozdobników, skup się na faktach i poleceniach. Pisz konkretnie: zamiast „Regularnie kontroluj stan elementów, gdyż może to zapobiec niebezpiecznym sytuacjom”, lepiej: „Sprawdzaj stan pasów transmisyjnych co 100 godzin pracy – zużyte pasy wymień na nowe, aby zapobiec poślizgowi i utracie napędu”.
• Uwzględnij poziom wiedzy odbiorcy – jeżeli instrukcja jest przeznaczona dla operatora nie mającego specjalistycznego wykształcenia, wyjaśnij podstawowe pojęcia i unikaj skomplikowanych terminów. Z kolei w instrukcjach kierowanych do serwisantów można użyć bardziej specjalistycznego słownictwa, zakładając ich fachowe kwalifikacje. Ważne jest, by na początku dokumentu (lub danego działu) zaznaczyć, dla kogo jest on przeznaczony – np. „Poniższe czynności może wykonywać wyłącznie elektryk posiadający uprawnienia SEP” albo „Sekcja dla inżyniera utrzymania ruchu”.

W myśl powyższych zasad, przykładowe zalecenie w instrukcji mogłoby brzmieć: „1. Naciśnij przycisk START. Maszyna rozpocznie cykl pracy.” – jest to jasna instrukcja, gdzie krok jest ponumerowany, zawiera konkretną czynność („naciśnij przycisk”), wskazanie elementu (przycisk START) oraz opis efektu (maszyna zacznie pracę). Taki styl pozwala użytkownikowi łatwo podążać za instrukcjami.

6. Wyraźnie przedstaw zagrożenia, ryzyko resztkowe i środki bezpieczeństwa

Jednym z najważniejszych celów instrukcji obsługi jest poinformowanie użytkownika o wszelkich zagrożeniach związanych z maszyną oraz sposobach bezpiecznej pracy. Nawet najlepiej zaprojektowana maszyna może stwarzać pewne ryzyko resztkowe – zadaniem instrukcji jest je zidentyfikować i przekazać użytkownikowi, jak zminimalizować to ryzyko podczas użytkowania. PN-EN ISO 20607 poświęca temu aspektowi wiele uwagi, a Dyrektywa Maszynowa wymaga wprost zamieszczenia informacji o ryzyku resztkowym, które pozostaje pomimo zabezpieczeń.

Aby skutecznie przekazać informacje o bezpieczeństwie, należy:

• Wydzielić w instrukcji sekcję dotyczącą bezpieczeństwa (jak opisano w punkcie 3, np. rozdział „Wymagania bezpieczeństwa”). Powinny się tam znaleźć ogólne wskazówki BHP obowiązujące dla maszyny oraz wyjaśnienie symboli i oznaczeń bezpieczeństwa. Ta część stanowi coś w rodzaju wprowadzenia do bezpiecznej pracy z maszyną.
• Zamieścić wszystkie ostrzeżenia o zagrożeniach – zarówno tych, które mogą wystąpić przy zamierzonym prawidłowym użyciu, jak i przy przewidywalnym niewłaściwym użyciu maszyny/ Innymi słowy, jeśli na podstawie doświadczenia wiadomo, że użytkownicy mogą próbować jakiegoś niezalecanego działania, które jest niebezpieczne, to należy ich przed tym przestrzec. Przykładowo: „Uwaga: Nie wolno wkładać rąk pod nóż gilotyny podczas wymiany noża – grozi to amputacją!”.
• Opisać każde resztkowe zagrożenie – jeśli mimo środków ochronnych pewne niebezpieczeństwo nadal istnieje (np. gorąca powierzchnia, ruchome części dostępne przy konserwacji, pole elektromagnetyczne), instrukcja musi o tym informować. Należy wskazać miejsce/element stanowiący zagrożenie oraz konsekwencje (np. oparzenie, zmiażdżenie, porażenie prądem) i zalecane środki ostrożności. Często stosuje się tabelę zagrożeń, gdzie w jednej kolumnie jest opis zagrożenia, a w drugiej – sposób uniknięcia (np. „Kontakt z gorącą dyszą – ryzyko poparzenia – używaj rękawic żaroodpornych”).
• Stosować standardowe oznaczenia i hasła sygnalizacyjne – w celu przyciągnięcia uwagi do ostrzeżeń używa się piktogramów (np. znak ostrzegawczy trójkątny) i słów ostrzegawczych jak „Niebezpieczeństwo”, „Ostrzeżenie”, „Uwaga”. W polskich instrukcjach często spotyka się te lub równoważne określenia. Zgodnie z normami przyjęto zwykle, że:
  • Niebezpieczeństwo! – bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia (sytuacja, która na pewno spowoduje ciężki wypadek, jeśli nie unikniemy zagrożenia).
  • Ostrzeżenie! – potencjalne zagrożenie poważnym urazem (może dojść do wypadku, jeśli nie zachowamy ostrożności).
  • Uwaga! – ryzyko drobnego urazu lub szkody materialnej.
    Te hasła powinny być wyróżnione (np. wielkimi literami, kolorem czerwonym dla „Niebezpieczeństwo”). Za nimi krótko opisujemy rodzaj zagrożenia, możliwe skutki oraz sposób uniknięcia. Przykład dobrze sformułowanego ostrzeżenia:
  Niebezpieczeństwo! Wysokie napięcie. Ryzyko porażenia prądem i śmierci. Przed otwarciem szafy odłącz zasilanie i zabezpiecz wyłącznik przed przypadkowym włączeniem. Taka forma od razu sygnalizuje powagę zagrożenia i daje konkretne polecenie zapobiegawcze.
• Nie przesadzaj z liczbą ostrzeżeń – paradoksalnie, jeśli ostrzeżeń będzie zbyt dużo (zwłaszcza o błahych sprawach), użytkownik może przestać je w ogóle czytać, traktując jako „bełkot”. Warto zamieszczać tylko te ostrzeżenia, które są istotne, wynikają z nieusuniętych zagrożeń lub częstych błędów użytkowników. Ostrzeganie przed wszystkim (np. przed oczywistymi sprawami typu „nie oddychaj pod wodą” – klasyczny absurdalny przykład) powoduje utratę uwagi odbiorcy. PN-EN ISO 20607 nie mówi tego wprost, ale zdrowy rozsądek podpowiada, by filtrować treść ostrzeżeń – ma być kompletnie, ale rzeczowo.

Podsumowując, instrukcja powinna stanowić dla użytkownika podręcznik bezpiecznej pracy z maszyną. Czytelnik musi jasno wiedzieć: co jest niebezpieczne i jak się przed tym ustrzec. Wszystkie środki ochronne dostarczone z maszyną (osłony, wyłączniki, blokady) powinny być opisane, by użytkownik rozumiał ich działanie i konieczność stosowania. Pamiętajmy, że często to właśnie informacja w instrukcji jest ostatnią barierą chroniącą przed wypadkiem, gdy inne środki zawiodą lub zostaną obejście. Dlatego przykładamy szczególną wagę do tej części dokumentu.

7. Opisz procedury na wypadek awarii i sytuacji awaryjnych

Oprócz zasad normalnej obsługi, instrukcja musi przygotować użytkownika na sytuacje niepożądane i awaryjne. Wypadki, awarie, nagłe zatrzymania czy inne nietypowe zdarzenia – to wtedy użytkownik w panice szuka instrukcji, licząc na wskazówki. Nie można go zawieść – procedury awaryjne powinny być jasno opisane i łatwe do znalezienia.

Zgodnie z wymaganiami Dyrektywy, w instrukcji trzeba zamieścić informacje o postępowaniu w razie wypadku lub zakłócenia pracy maszyny. PN-EN ISO 20607 także wyraźnie wskazuje, że metody działania w sytuacjach awaryjnych muszą być ujęte. Oto elementy, o które należy zadbać:

• Bezpieczne zatrzymanie maszyny: opisać, jak wykonać zatrzymanie awaryjne (wciśnięcie grzyba „STOP”) i jakie są jego konsekwencje. Przykładowo: „W razie zagrożenia naciśnij wyłącznik awaryjny – spowoduje to natychmiastowe odcięcie zasilania siłowników. Aby wznowić pracę, wykonaj procedurę resetowania opisaną w rozdziale X.”. Użytkownik powinien wiedzieć, gdzie są rozmieszczone elementy bezpieczeństwa (grzyby, odłączniki, wyciąg linek itp.) i jak z nich korzystać.
• Usuwanie zacięć i blokad: jeśli maszyna ma miejsca, gdzie często dochodzi do zablokowania (np. materiał zacięty w podajniku), instrukcja musi zawierać procedurę bezpiecznego usunięcia zacięcia. Powinno to obejmować: zatrzymanie maszyny, odłączenie energii (jeśli wymagane), użycie specjalnych narzędzi lub odblokowanie mechanizmów ręcznych, ostrzeżenia przed ponownym uruchomieniem zanim wszystko nie jest gotowe. Np.: „W razie zacięcia papieru: wyłącz maszynę głównym wyłącznikiem, otwórz pokrywę (uwaga na gorące elementy!), wyjmij ostrożnie zgnieciony papier, upewnij się, że czujniki nie są uszkodzone, zamknij pokrywę i włącz maszynę ponownie.”
• Awaria zasilania lub systemu sterowania: co zrobić, gdy nastąpi nagły zanik prądu, awaria sterownika PLC, pęknięcie węża hydraulicznego? Instrukcja powinna opisać skutki takiego zdarzenia (np. „w razie spadku ciśnienia powietrza prasa zatrzyma się w pozycji…”) oraz czynności operatora (np. „po powrocie zasilania należy wykonać ponowny rozruch zgodnie z rozdz. Y, upewniając się, że…”).
• Wypadek operatora/przytrzaśnięcie osoby: w najgorszym przypadku instrukcja powinna dać wskazówki, jak pomóc poszkodowanemu. Przykładowo: „Jeśli operator zostanie uwięziony w przestrzeni ruchu robota, natychmiast wciśnij wyłącznik awaryjny. Spróbuj nawiązać kontakt z poszkodowanym. Nie próbuj samodzielnie go wyciągać, dopóki robot nie zostanie odłączony od zasilania i unieruchomiony mechanicznie. Wezwij niezwłocznie pomoc medyczną.”. Takie instrukcje mogą uratować komuś zdrowie lub życie, więc choć trudno przewidzieć wszystkie scenariusze, warto zamieścić przynajmniej ogólne wytyczne zgodne z zasadami pierwszej pomocy i BHP.
• Pożar i inne zagrożenia zewnętrzne: jeśli w maszynie są materiały palne lub np. olej hydrauliczny, należy podać jak gasić pożar. Np.: „W razie pożaru oleju hydraulicznego użyj gaśnicy pianowej lub proszkowej. Nie używaj wody – ryzyko rozprzestrzenienia ognia!”. To samo dotyczy np. wycieku substancji niebezpiecznej (kwasu, gazu) – instrukcja powinna wskazywać, jakie środki podjąć (ewakuacja, wentylacja, neutralizacja chemikaliami).
• Przykłady awaryjnych komunikatów i usterek: jeśli maszyna ma system diagnostyczny (np. komunikuje kody błędów na wyświetlaczu), w instrukcji należy podać ich znaczenie i sposób reakcji. To część tzw. troubleshooting, ale ważne też w trybie awaryjnym.

PN-EN ISO 20607 zwraca uwagę, by nie zapominać o informacji dotyczącej ratowania osób (w nowelizacji normy dodano nawet punkt o środkach do ratowania osób). Jeśli maszyna stwarza ryzyko uwięzienia lub innego zagrożenia dla obsługi, producent powinien przewidzieć i opisać procedury ratunkowe (np. mechanizm ręcznego podnoszenia windy w razie awarii zasilania).

Podsumowując, sekcja awaryjna instrukcji powinna odpowiadać na pytanie: „Co zrobić, gdy coś pójdzie nie tak?”. Użytkownik w stresie będzie szukał szybkich wskazówek, dlatego piszemy te instrukcje prostym, stanowczym językiem, najlepiej w punktach/krokach. Dzięki dobrze opracowanym procedurom awaryjnym minimalizujemy skutki incydentów oraz umożliwiamy szybkie i bezpieczne przywrócenie maszyny do pracy.

8. Zadbaj o czytelną formę i układ graficzny instrukcji

Nawet najlepsza merytorycznie instrukcja może być nieskuteczna, jeśli jest nieczytelna lub chaotycznie sformatowana. Dlatego ważne jest odpowiednie zaprojektowanie układu dokumentu – tak, aby był przyjazny dla czytelnika. Kilka wskazówek w tym zakresie:

• Wyróżniaj istotne elementy – przede wszystkim informacje związane z bezpieczeństwem powinny rzucać się w oczy na tle reszty tekstu. Norma zaleca stosowanie wyróżnień, takich jak pogrubienie, ramki, ikony, kolory dla fragmentów ostrzegawczych. Przykładowo wszystkie ostrzeżenia można ująć w ramki z czerwonym obramowaniem i symbolem wykrzyknika. Listy kontrolne czy kroki procedur warto numerować lub wypunktować.
• Czytelna czcionka i układ tekstu – stosuj font o odpowiedniej wielkości. Przyjmuje się, że drukowany tekst instrukcji powinien mieć co najmniej 8 punktów wielkości, a zaleca się 10–11 pkt dla ciągłego tekstu. Unikaj bardzo ozdobnych czcionek – najlepsze są proste, bezszeryfowe (np. Arial, Calibri) lub klasyczne szeryfowe (np. Times) o dobrej czytelności. Zachowuj kontrast (czarny tekst na białym tle). Śródtytuły, nagłówki i numeracja punktów powinny być wyróżnione większym stopniem pisma lub kolorem, by użytkownik mógł szybko zeskanować wzrokiem dokument i znaleźć interesujący dział.
• Logiczne dzielenie na rozdziały i podrozdziały – zastosuj hierarchię nagłówków (np. 1., 1.1., 1.2., 2., 2.1. itd.), która odzwierciedla strukturę tematyczną. W naszym spisie treści (patrz punkt 3) pokazaliśmy przykładowe główne rozdziały. Wewnątrz nich też można robić podział na sekcje. Na przykład rozdział „Konserwacja” można podzielić na „Konserwacja codzienna”, „Konserwacja tygodniowa”, „Czynności serwisowe co 1000h”, „Wymiana oleju”, „Rozwiązywanie problemów” itd. Dzięki temu użytkownik od razu widzi, co gdzie jest. Nagłówki powinny być krótkie i rzeczowe – lepiej nazwać sekcję „Wymiana oleju” niż „Czynności obsługowe związane z układem smarowania”.
• Ilustracje, zdjęcia, schematy – warto je włączyć do instrukcji, gdyż obraz nierzadko przemawia lepiej niż opis słowny. Zdjęcie maszyny z zaznaczonymi elementami sterowania, schemat połączeń elektrycznych, rysunek pokazujący strefy zagrożenia – to wszystko zwiększa zrozumiałość. Oczywiście każda ilustracja powinna być opisana (podpis, odwołanie w tekście typu „patrz rys. 5”). Zwróć uwagę na jakość grafik – muszą być wyraźne, czytelne, w odpowiedniej skali.
• Tabele i listy – używaj tabel do porządkowania danych (jak w tym artykule zrobiliśmy dla spisu treści przykładowej instrukcji). Listy punktowane lub numerowane są niezastąpione przy procedurach krok po kroku, przy wyliczaniu wymagań, części itp. Są bardziej czytelne niż „ciągnący się” tekst w akapitach.
• Numerowanie stron i działów – koniecznie opatrz instrukcję numeracją stron. Dobrze jest też stosować nagłówki/stopki z tytułem dokumentu, numerem wydania, datą – aby każda kartka była rozpoznawalna. To pomaga np. przy aktualizacjach (użytkownik widzi, którą wersję instrukcji posiada).
• Spis treści i indeks – dla większych instrukcji niezbędny jest spis treści na początku. Indeks (alfabetyczny wykaz haseł) na końcu jest opcjonalny, ale bywa pomocny w bardzo obszernych podręcznikach, gdzie użytkownik szuka konkretnego terminu.

Dbałość o formę dokumentu wpływa bezpośrednio na jego użyteczność. Jeżeli instrukcja będzie dobrze sformatowana, użytkownik chętniej po nią sięgnie i szybciej znajdzie potrzebne informacje – a to przecież nasz cel. Warto też zwrócić uwagę na format dostarczenia instrukcji – tradycyjnie papierowy, ale coraz częściej również elektroniczny (PDF, strona WWW). W formacie elektronicznym można wykorzystać spis treści z hiperłączami, wyszukiwarkę słów itp., co jest dodatkowym atutem. Należy jednak pamiętać, że bezpieczeństwo informacji jest najważniejsze – dlatego nawet jeśli udostępniamy instrukcję cyfrowo, upewnijmy się, że w razie potrzeby użytkownik ma dostęp do kopii papierowej (np. wydrukowanej) chociażby dla sekcji BHP. Wymóg dostarczania instrukcji na papierze w kontekście prawnym omawiamy jeszcze w FAQ na końcu.

9. Dostosuj instrukcję do różnych grup użytkowników

Maszyna może mieć różne grupy użytkowników: operatorów (obsługujących na co dzień), osoby konserwujące/serwisujące, osoby instalujące, a nawet końcowych demontujących. Każda z tych grup ma inny zakres obowiązków i inny poziom wiedzy. Dobra instrukcja powinna adresować potrzeby wszystkich tych grup, jednocześnie wyraźnie rozgraniczając, które informacje są dla kogo.

PN-EN ISO 20607 dopuszcza, aby dokumentacja była podzielona nawet na odrębne tomy dla różnych odbiorców. Można np. przygotować oddzielną instrukcję instalacji (dla ekipy montażowej), oddzielną instrukcję obsługi (dla operatorów) i oddzielną instrukcję konserwacji (dla służb utrzymania ruchu). Taki podział bywa praktyczny, gdyż np. operator maszyny nie potrzebuje czytać całego rozdziału o instalacji, a z kolei instalator nie musi znać wszystkich szczegółów obsługi.

Jeśli jednak wszystkie treści są zawarte w jednym podręczniku, należy wyraźnie zaznaczać w tekście, do kogo skierowane są poszczególne części. Można to zrobić poprzez odpowiednie tytuły sekcji (np. „Instrukcje dla wykwalifikowanego elektryka”), ramki z ostrzeżeniem („Poniższe czynności może wykonywać tylko przeszkolony personel!”) lub system ikon (np. symbol klucza oznaczający czynność dla mechanika, a symbol dłoni – czynność operatora). Ważne, by unikać sytuacji, w której niewprawny użytkownik wykona krok przeznaczony dla serwisu, bo nie zauważył rozgraniczenia.

Przykład: W instrukcji obrabiarki CNC dział „Rozwiązywanie problemów” może zawierać zarówno proste czynności (np. sprawdzenie, czy jest zasilanie – dla operatora), jak i skomplikowane (np. wymiana modułu sterowania – dla elektronika). Należy opisać je osobno, wyraźnie wskazując, że druga czynność wymaga kwalifikacji. Można zastosować hasło „TYLKO DLA SERWISU” przed opisem.

Dostosowanie instrukcji do grup użytkowników przejawia się też w poziomie szczegółowości: dla operatora podajemy informacje praktyczne „naciśnij przycisk START aby…”, a dla działu utrzymania ruchu możemy w dodatku zamieścić np. schemat elektryczny i opisać „wejście sensorów E-Stop (S1…S5) jest monitorowane przez moduł bezpieczeństwa XYZ, kod błędu migający 2 razy oznacza uszkodzenie czujnika”. Operatorowi takie detale nie są potrzebne, ale dla inżyniera serwisu będą bardzo cenne.

Kolejna kwestia to język – o czym już wspomnieliśmy w zasadzie 5. Jeżeli maszyna jest sprzedawana zarówno profesjonalnym zakładom, jak i np. klientom indywidualnym (hobbystom), może zajść potrzeba przygotowania dwu wersji instrukcji: uproszczonej (user-friendly) i rozszerzonej technicznej. Częściej jednak spotyka się rozwiązanie z jednym dokumentem, ale sekcjami „dla dociekliwych” – np. umieszcza się szczegółowe dane techniczne w aneksach, by nie utrudniać odbioru podstawowej treści użytkowej.

Norma ISO 20607 podkreśla, że jeśli łączymy informacje dla różnych odbiorców w jednym podręczniku, musimy zachować ich czytelną separację. Dlatego planując strukturę (zasada 3), warto od razu wydzielić rozdziały przeznaczone dla poszczególnych ról. Typowy podział to: Instrukcje ogólne i dla operatora vs. Instrukcje dla personelu technicznego. Można też wprowadzić pewną redundancję – np. kluczowe ostrzeżenia BHP dać zarówno w części dla operatora, jak i powtórzyć w części dla serwisu, aby żadna grupa ich nie pominęła czy nie musiała szukać w innym rozdziale.

Podsumowując: poznaj swoich czytelników i pisz z myślą o nich. Inaczej formułuj treści dla operatora-montażysty, a inaczej dla inżyniera. Dzięki temu instrukcja będzie użyteczna i zrozumiała dla każdego, kto jej potrzebuje, a jednocześnie nikt nie będzie przytłoczony nadmiarem informacji nieistotnych z jego punktu widzenia.

10. Korzystaj z uzupełniających norm i dobrych praktyk

Na koniec warto pamiętać, że PN-EN ISO 20607 nie jest jedynym źródłem wytycznych odnośnie instrukcji obsługi. Choć stanowi ona specyficzny, dostosowany do Dyrektywy Maszynowej zbiór wymagań (tzw. norma typu B dla bezpieczeństwa maszyn), istnieją inne normy i dokumenty, z których można czerpać dodatkowe dobre praktyki.

Przede wszystkim, dobrze jest znać normę PN-EN IEC/IEEE 82079-1:2019 – Przygotowanie instrukcji użytkowania – Ogólne zasady i wymagania. Jest to międzynarodowa norma (IEC/ISO) dotycząca informacji dla użytkownika dla wszelkiego rodzaju produktów, nie tylko maszyn. ISO 20607 powstała częściowo w oparciu o wcześniejszy projekt 82079-1, ale zawiera dodatkowe wytyczne specyficzne dla maszyn. Niemniej 82079-1 jest skarbnicą wiedzy o tym jak redagować instrukcje: znajdziemy tam wskazówki co do organizacji treści, procesu tworzenia dokumentacji, zarządzania wersjami, oznaczania rewizji, a nawet minimalnych wysokości liter. PN-EN ISO 20607 w wielu miejscach odsyła do 82079-1 w kwestiach ogólnych, skupiając się samemu na aspektach bezpieczeństwa maszyn. Dlatego warto sięgnąć do obu – zastosowanie się do zaleceń tych norm łącznie da nam naprawdę profesjonalny efekt końcowy.

Kolejnym ważnym odniesieniem jest podstawowa norma PN-EN ISO 12100 dotycząca bezpieczeństwa maszyn – oceny ryzyka. Dlaczego? Ponieważ to właśnie z procesu oceny ryzyka (zgodnie z ISO 12100) wynika duża część treści instrukcji – szczególnie rozdziałów o zagrożeniach i środkach bezpieczeństwa. ISO 12100 opisuje zasadę trójstopniowego redukowania ryzyka: poprzez projekt, poprzez zabezpieczenia techniczne, a na końcu poprzez informacje dla użytkownika (instrukcję i ostrzeżenia). Innymi słowy, wszystko czego nie da się w pełni zabezpieczyć konstrukcyjnie, musi być wyjaśnione w instrukcji. Warto zatem, by ta sama ekipa lub osoba, która wykonywała ocenę ryzyka dla maszyny, współpracowała przy tworzeniu instrukcji – wtedy nic istotnego nam nie umknie. Dokument Raport z oceny ryzyka może posłużyć jako checklista zagrożeń do opisania w instrukcji.

Ponadto istnieje szereg norm typu C, czyli specyficznych dla określonych rodzajów maszyn, które często zawierają dodatkowe wymagania co do instrukcji. Przykłady: norma dla robotów przemysłowych ISO 10218 wymaga, by instrukcja robota zawierała pewne konkretne informacje dot. obszaru pracy robota; norma dla pras mechanicznych może zawierać wytyczne co do opisu układu sterowania oburęcznego itp. Jeśli projektujesz konkretny typ maszyny, sprawdź, czy istnieje do niego norma przedmiotowa – a jeśli tak, zajrzyj do sekcji o informacjach dla użytkownika. Stosowanie norm C również daje domniemanie zgodności z Dyrektywą, a uzupełniają one normy ogólne w szczegółach.

Wreszcie, warto korzystać z dobrych praktyk inżynierskich i doświadczenia branżowego. Przejrzyj instrukcje podobnych maszyn na rynku – zobacz, jak konkurencja rozwiązuje pewne kwestie (ale pamiętaj o prawach autorskich – nie kopiuj, a jedynie ucz się). Istnieją też branżowe przewodniki i wytyczne, a nawet przepisy krajowe BHP, które mogą nakładać dodatkowe obowiązki (np. polskie rozporządzenia wymagają, by przy maszynach były dostępne instrukcje stanowiskowe BHP – często opracowywane na bazie instrukcji producenta).

Na koniec upewnij się, że dokumentacja jest aktualna – zarówno względem stanu prawnego, jak i zmian w samej maszynie. Normy się zmieniają (np. nowe rozporządzenie 2023/1230 pozwalające na instrukcje cyfrowe – patrz FAQ), dlatego należy śledzić te zmiany. Podobnie, gdy wprowadzamy modyfikacje w maszynie, powinniśmy zaktualizować instrukcję. Warto ustanowić procedurę wersjonowania i wydawania rewizji dokumentacji technicznej. Dzięki temu użytkownicy zawsze będą mieli rzetelną i zgodną z rzeczywistością instrukcję, co przełoży się na ich bezpieczeństwo i na naszą zgodność z przepisami.

FAQ: PN-EN ISO 20607

analiza ryzyka automatyka przemysłowa automatyzacja procesów produkcyjnych automatyzacja produkcji bezpieczeństwo maszyn dokumentacja techniczna dyrektywa ATEX dyrektywa EMC dyrektywa LVD dyrektywa maszynowa 2006/42/WE Instrukcja obsługi integrator automatyki przemysłowej maszyna nieukończona normy zharmonizowane oznakowanie CE Performence level projektowanie maszyn rozporządzenie w sprawie maszyn 2023/1230 zarządzanie projektami Znak CE