Νομιμοποίηση μεταχειρισμένων μηχανημάτων – πότε η έλλειψη τεκμηρίωσης μπορεί ακόμη να δικαιολογηθεί και πότε μετατρέπεται σε κακή αγορά

Η αγορά ενός μεταχειρισμένου μηχανήματος χωρίς πλήρη τεκμηρίωση σπάνια αποτελεί πραγματική εξοικονόμηση. Συνήθως πρόκειται για απόφαση που μεταφέρει το κόστος από την τιμή αγοράς στη φάση της θέσης σε λειτουργία, της ανακατασκευής και της μετέπειτα χρήσης. Το πρόβλημα δεν είναι μόνο η έλλειψη εγγράφων, αλλά το ότι μαζί τους χάνεται και η βεβαιότητα για τη διαμόρφωση του εξοπλισμού, τη λογική ελέγχου, την έκταση των προηγούμενων τροποποιήσεων και το πραγματικό επίπεδο ασφάλειας. Γι’ αυτό το σωστό ερώτημα δεν είναι αν μια τέτοια αγορά επιτρέπεται, αλλά αν μπορεί να τεκμηριωθεί τεχνικά, οργανωτικά και οικονομικά μετά την αποτύπωση της πραγματικής κατάστασης του μηχανήματος.

Στην πράξη, αξίζει να αντιμετωπίζεται μια τέτοια συναλλαγή ως έργο μηχανικής. Πρέπει να καθοριστεί τι ακριβώς αποτελεί αντικείμενο της αγοράς, ποιοι κίνδυνοι αναλαμβάνονται από τον αγοραστή, ποια κενά μπορούν να αποκατασταθούν και ποια συνεπάγονται μη αναστρέψιμη αβεβαιότητα. Μόνο τότε μπορεί να απαντηθεί αν το μηχάνημα είναι κατάλληλο για άμεση ένταξη σε λειτουργία, αν απαιτεί ελεγχόμενο εκσυγχρονισμό ή αν πρέπει να απορριφθεί παρά την ελκυστική τιμή του.

Ένα φθηνό μηχάνημα μπορεί να αποδειχθεί ακριβό λάθος

Η χαμηλή τιμή ενός μεταχειρισμένου μηχανήματος λέει ελάχιστα για το κόστος της ασφαλούς ένταξής του στην παραγωγή. Το πραγματικό ισοζύγιο καθορίζεται συνήθως όχι από όσα φαίνονται κατά την εμπορική επιθεώρηση, αλλά από όσα δεν διακρίνονται χωρίς τεχνική ανάλυση: ελλείπουσες λειτουργίες ασφάλειας, μη τεκμηριωμένες τροποποιήσεις, ασυνεπής λογική ελέγχου, ανάγκη ανασύστασης της τεχνικής τεκμηρίωσης και διακοπές λειτουργίας που απαιτούνται για να φτάσει ο εξοπλισμός σε κατάσταση για την οποία ο εργοδότης μπορεί να αναλάβει ευθύνη. Από αυτή την οπτική, το ερώτημα αν ένα μηχάνημα είναι «φθηνό» είναι εσφαλμένα διατυπωμένο. Αυτό που έχει σημασία είναι αν το συνολικό κόστος μετά την αγορά παραμένει προβλέψιμο.

Η έλλειψη πλήρους τεκμηρίωσης δεν αποκλείει αυτομάτως τη συναλλαγή, αλλά αλλάζει τον χαρακτήρα της. Η απλή απόκτηση ενός μέσου παραγωγής μετατρέπεται σε έργο αποκατάστασης και ασφαλούς θέσης σε λειτουργία του μηχανήματος. Πρέπει να εξακριβωθεί ποιος το κατασκεύασε, πότε διατέθηκε στην αγορά, σε ποια διαμόρφωση λειτουργούσε, ποιες αλλαγές έγιναν αργότερα και ποιος θα αναλάβει την ευθύνη για τη μελλοντική χρήση μετά από μετεγκατάσταση, εκσυγχρονισμό ή ένταξη σε γραμμή. Αυτή η διάκριση έχει πρακτική σημασία. Διαφορετικά αξιολογείται ένα μηχάνημα που αγοράζεται για άμεση εκκίνηση και διαφορετικά ένας εξοπλισμός που αποκτάται με πρόθεση βαθύτερης ανακατασκευής.

Το συνηθέστερο λάθος είναι να αντιμετωπίζεται η σήμανση CE ή μια παλιά δήλωση ως υποκατάστατο της αξιολόγησης της πραγματικής κατάστασης. Ένα έγγραφο από μόνο του δεν επιβεβαιώνει ότι το σημερινό μηχάνημα διατηρεί την αρχική του διαμόρφωση, ότι οι λειτουργίες ασφάλειας λειτουργούν σύμφωνα με τις παραδοχές ή ότι οι μεταγενέστερες τροποποιήσεις δεν άλλαξαν το πεδίο ευθύνης. Αυτό γίνεται ιδιαίτερα εμφανές κατά την αγορά ολόκληρων γραμμών ή εξοπλισμού από τη δευτερογενή αγορά, που έχουν μετακινηθεί πολλές φορές, έχουν συμπληρωθεί με πρόσθετο εξοπλισμό και έχουν συνδεθεί με άλλα μηχανήματα χωρίς συνεκτικό τεκμηριωτικό ίχνος. Σε τέτοιες περιπτώσεις, το κόστος δεν αποκαλύπτεται με την υπογραφή της σύμβασης, αλλά στην πρώτη προσπάθεια θέσης σε λειτουργία.

Γι’ αυτό, πριν από την αγορά, αξίζει να αξιολογείται όχι μόνο αν υπάρχουν κάποια έγγραφα, αλλά και αν αυτά επιτρέπουν την αξιόπιστη ανασύσταση της τεχνικής και οργανωτικής κατάστασης του εξοπλισμού. Για την ομάδα αγορών και την τεχνική ομάδα, αυτό σημαίνει αντιπαραβολή της τιμής κτήσης με το κόστος προαγοραστικού ελέγχου, ανασύστασης της τεκμηρίωσης, κατασκευής προστατευτικών διατάξεων και συστημάτων ασφάλειας, εργασιών προγραμματισμού και των προβλεπόμενων διακοπών κατά την υλοποίηση. Μόνο μια τέτοια συνολική εικόνα επιτρέπει να εκτιμηθεί αν η αγορά έχει οικονομικό και λειτουργικό νόημα.

Το κόστος αυξάνεται εκεί όπου τελειώνει η γνώση για το μηχάνημα

Η μεγαλύτερη αύξηση του κόστους κατά την αγορά μεταχειρισμένου μηχανήματος χωρίς πλήρη τεκμηρίωση δεν προκύπτει από την ίδια την έλλειψη εγγράφων, αλλά από την ανάγκη να διαπιστωθεί τι ακριβώς είναι αυτό το μηχάνημα από τεχνική και νομική άποψη. Για την ομάδα που είναι υπεύθυνη για την αγορά και τη θέση σε λειτουργία, σημασία δεν έχει τι αναγράφεται στην πινακίδα τύπου ή σε μια παλιά προσφορά, αλλά αν ο εξοπλισμός έχει διατηρήσει την αρχική του διαμόρφωση, αν έχει ανακατασκευαστεί, ποια προστατευτικά συστήματα διαθέτει στην πράξη και αν μπορεί να επιβεβαιωθεί η λογική λειτουργίας του ελέγχου. Ακριβώς εδώ εμφανίζεται η μεγαλύτερη αβεβαιότητα ως προς τον προϋπολογισμό. Ένα μηχάνημα μπορεί να χρειάζεται μόνο τακτοποίηση της τεκμηρίωσης χρήστη, ενώ ένα άλλο, φαινομενικά παρόμοιο, μπορεί να απαιτεί εκτεταμένη ανακατασκευή των προστατευτικών, των κυκλωμάτων ακινητοποίησης, των διατάξεων αλληλοασφάλισης και των τρόπων λειτουργίας.

Αυτό έχει άμεσες συνέπειες σε επίπεδο έργου. Αν λείπουν οι οδηγίες, τα ηλεκτρικά, πνευματικά ή υδραυλικά σχέδια, η εκκίνηση παύει να είναι ένα προβλέψιμο στάδιο υλοποίησης και μετατρέπεται σε τεχνική διερεύνηση. Η συντήρηση δεν έχει σημείο αναφοράς για τη διάγνωση, ο ηλεκτρολόγος δεν γνωρίζει ποια κυκλώματα είναι αρχικά και ποια προστέθηκαν στο πλαίσιο προηγούμενων τροποποιήσεων, ενώ ο προγραμματιστής δεν μπορεί να θεωρεί δεδομένο ότι οι αντιδράσεις του συστήματος ελέγχου αντιστοιχούν σε όσα φαίνονται στον πίνακα χειρισμού του χειριστή. Σε τέτοιες συνθήκες αυξάνεται ο κίνδυνος λανθασμένων παρεμβάσεων, πρόχειρων παρακάμψεων και εξάρτησης από την άτυπη γνώση μεμονωμένων προσώπων.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει επίσης μεγαλύτερη αστάθεια στο χρονοδιάγραμμα και δυσκολία στον διαχωρισμό των εργασιών. Δεν είναι σαφές τι εξακολουθεί να αποτελεί απλή εργασία συντήρησης και τι εμπίπτει ήδη στον εκσυγχρονισμό, στην ανασύσταση της τεχνικής και λειτουργικής τεκμηρίωσης ή στη νέα εκτίμηση κινδύνου για τη θέση εργασίας και το μηχάνημα. Σε αυτό ακριβώς το σημείο, ένας εξοπλισμός που αγοράστηκε φθηνά αρχίζει να δημιουργεί μηχανολογικό κόστος, το οποίο δεν ήταν ορατό στο στάδιο των διαπραγματεύσεων.

Συνήθως, τα ακριβότερα κενά είναι εκείνα που αφορούν τις λειτουργίες ασφαλείας, γιατί εδώ κάθε λεπτομέρεια επηρεάζει το σύνολο του συστήματος. Αν δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί η συνοχή των προφυλακτήρων, των διατάξεων αλληλοασφάλισης, των στάσεων έκτακτης ανάγκης, των τρόπων λειτουργίας και των κανόνων πρόσβασης στις επικίνδυνες ζώνες, η απλή παρουσία προστατευτικών στοιχείων δεν αρκεί για να θεωρηθεί ασφαλής η εκκίνηση. Συχνό πρόβλημα αποτελούν τα μηχανήματα που έχουν υποστεί προηγούμενες μετατροπές, στα οποία προστέθηκαν νέοι αισθητήρες, αντικαταστάθηκαν στοιχεία ενεργοποίησης ή συνδέθηκαν πολλές συσκευές σε μία ακολουθία χωρίς συνεκτική λογική ελέγχου. Τότε δεν αρκεί να ελεγχθεί αν υπάρχει κουμπί στάσης έκτακτης ανάγκης. Πρέπει να διαπιστωθεί αν η λειτουργία του συνδέεται σωστά με τις κινήσεις, την πέδηση, την επαναφορά, την επιλογή τρόπου λειτουργίας και την πρόσβαση για συντήρηση.

Ακριβώς σε αυτόν τον τομέα, η λειτουργική ασφάλεια των συστημάτων ελέγχου παύει να είναι τυπικό ζήτημα και μετατρέπεται σε πραγματικό κόστος του έργου. Πρέπει να επαληθευτούν οι παραδοχές λειτουργίας, να ανασυσταθούν οι συνδέσεις, να πραγματοποιηθούν δοκιμές, σε ορισμένες περιπτώσεις να αντικατασταθούν ολόκληρα τμήματα του ελέγχου και μόνο στη συνέχεια να επιβεβαιωθεί ότι τα προστατευτικά μέτρα λειτουργούν σύμφωνα με τον προορισμό τους.

• μηχανολογικές εργασίες που σχετίζονται με την αναγνώριση της κατάστασης του μηχανήματος και την ανασύσταση της τεκμηρίωσης,
• μηχανικές προσθήκες και ανακατασκευή της ηλεκτρικής, πνευματικής ή υδραυλικής εγκατάστασης,
• επαλήθευση και έλεγχος της λειτουργίας των διατάξεων προστασίας πριν από την έγκριση για λειτουργία,
• εκπαίδευση των χειριστών και των υπηρεσιών συντήρησης με βάση τον πραγματικό και όχι τον υποτιθέμενο τρόπο χειρισμού,
• διακοπή της παραγωγής λόγω αβεβαιότητας ως προς την έκταση των διορθωτικών ενεργειών.

Ο οικονομικός κίνδυνος συνήθως γίνεται πραγματικότητα μετά την αγορά, όταν το μηχάνημα βρίσκεται ήδη στην παραγωγική αίθουσα και η ομάδα εντοπίζει διαρκώς νέες αποκλίσεις. Σε ένα ρεαλιστικό σενάριο, ένας εξοπλισμός που αγοράστηκε φθηνά «στην υφιστάμενη κατάστασή του» μπορεί να απαιτεί προέλεγχο πριν από την εκκίνηση, σύνταξη εκτίμησης κινδύνου, ανασύσταση σχεδίων και οδηγιών χρήσης, κατασκευή νέων προφυλακτήρων, τακτοποίηση των κυκλωμάτων ασφαλείας, έλεγχο της διαθεσιμότητας ανταλλακτικών και μόνο στο τέλος εκπαίδευση του προσωπικού. Τότε, η ίδια η τιμή αγοράς παύει να είναι το βασικό στοιχείο κόστους. Γίνεται η πρώτη δαπάνη σε ένα έργο του οποίου η κλίμακα είχε υποεκτιμηθεί λόγω έλλειψης γνώσης για το μηχάνημα.

Η απόφαση πρέπει να βασίζεται σε σενάρια, όχι στην ελπίδα

Η αγορά μεταχειρισμένου μηχανήματος χωρίς πλήρη τεκμηρίωση έχει νόημα μόνο όταν, πριν ακόμη από την υπογραφή της σύμβασης, μπορεί να ενταχθεί σε ένα από τρία σενάρια. Το πρώτο αφορά μηχάνημα με ελλείψεις που μπορούν να αποκατασταθούν: η ταυτοποίηση είναι βέβαιη, η βασική κατασκευή παραμένει κατανοητή και οι ελλείπουσες οδηγίες, τα σχέδια ή μεμονωμένα στοιχεία εξοπλισμού μπορούν να ανασυσταθούν χωρίς εικασίες για το πώς θα έπρεπε να λειτουργεί η συσκευή. Το δεύτερο σενάριο αφορά μηχάνημα που απαιτεί ελεγχόμενο εκσυγχρονισμό: η τεχνική του κατάσταση είναι γνωστή, αλλά υπάρχουν μετατροπές, παρωχημένες λύσεις προστασίας ή ατακτοποίητα κυκλώματα ελέγχου και ασφάλειας, τα οποία πρέπει να αντιμετωπιστούν ως ξεχωριστό έργο με δικό του αντικείμενο, προϋπολογισμό και παραλαβή. Το τρίτο σενάριο αφορά μηχάνημα του οποίου η προέλευση, η διαμόρφωση ή το επίπεδο ασφάλειας δεν μπορούν να προσδιοριστούν με αξιοπιστία. Σε αυτή την κατηγορία, η χαμηλή τιμή συνήθως δεν αντισταθμίζει τον κίνδυνο, επειδή η αβεβαιότητα δεν αφορά πλέον την έκταση των ελλείψεων, αλλά την ίδια τη δυνατότητα αξιόπιστης αναγνώρισης του αντικειμένου της αγοράς.

Μια τέτοια κατάταξη οργανώνει τη λήψη της απόφασης και προστατεύει το έργο από ευσεβείς πόθους. Στην πράξη, απαιτείται μια σύντομη αλλά πειθαρχημένη διαδικασία ελέγχου πριν από τη συναλλαγή. Δεν πρόκειται για εκτεταμένο έλεγχο για τυπικούς λόγους, αλλά για μια ακολουθία ενεργειών που διαχωρίζει τις συνήθεις ελλείψεις από τη μη αποδεκτή αβεβαιότητα.

Πρώτα πρέπει να επιβεβαιωθούν η ταυτότητα του μηχανήματος και η πραγματική του διαμόρφωση: πινακίδες, σημάνσεις, έκδοση του συστήματος ελέγχου, πληρότητα των συγκροτημάτων, ίχνη μετεγκατάστασης και προηγούμενων επεμβάσεων. Στη συνέχεια, πρέπει να πραγματοποιηθεί τεχνική επιθεώρηση εστιασμένη στα κρίσιμα σημεία: προφυλακτήρες, προστατευτικές διατάξεις, κατάσταση των συστημάτων ελέγχου, δυνατότητα ασφαλούς ακινητοποίησης, πρόσβαση για συντήρηση και ορατές παρακάμψεις των λειτουργιών ασφαλείας. Παράλληλα, πρέπει να επαληθευτούν τα έγγραφα, αλλά όχι μόνο ως προς το αν υπάρχει οτιδήποτε μέσα σε έναν φάκελο. Πρέπει να διαπιστωθεί αν οι οδηγίες, τα σχέδια και οι κατάλογοι αντιστοιχούν πράγματι στο μηχάνημα που βρίσκεται μπροστά στην ομάδα.

Μόνο σε αυτή τη βάση καταρτίζεται μια προκαταρκτική εκτίμηση κινδύνου και μια εκτίμηση του εύρους των εργασιών πριν από την υπογραφή της σύμβασης. Αν ήδη σε αυτό το στάδιο δεν είναι δυνατό να προσδιοριστούν τα κρίσιμα σημεία, η υπεύθυνη απόφαση δεν είναι η πίστη ότι «θα τακτοποιηθεί μετά την παράδοση», αλλά η διακοπή της διαδικασίας ή η ανάθεση ενός εις βάθος προαγοραστικού ελέγχου σε εξωτερικό ειδικό.

• να αγοραστεί, όταν η τεχνική κατάσταση και το εύρος της αποκατάστασης της τεκμηρίωσης έχουν προσδιοριστεί και η δοκιμαστική εκκίνηση ή ισοδύναμη επαλήθευση επιβεβαιώνει τις παραδοχές·
• να αγοραστεί υπό όρους, όταν οι ελλείψεις και οι εργασίες εκσυγχρονισμού είναι γνωστές, αλλά μέρος της αβεβαιότητας πρέπει να μεταφερθεί στη σύμβαση και στην παραλαβή·
• να μην αγοραστεί, όταν δεν είναι δυνατό να προσδιοριστούν με αξιοπιστία η προέλευση, η έκταση των μετατροπών, η πληρότητα των συστημάτων ασφαλείας ή οι προϋποθέσεις ασφαλούς εκκίνησης.

Τα περισσότερα σφάλματα εμφανίζονται στο δεύτερο σενάριο, γιατί ακριβώς εκεί η ελκυστική τιμή καλύπτει πιο εύκολα το γεγονός ότι ο αγοραστής δεν αποκτά μόνο το μηχάνημα, αλλά και το έργο της προσαρμογής του σε αποδεκτή κατάσταση. Μια τέτοια αγορά μπορεί να είναι δικαιολογημένη, αλλά μόνο με σαφή κατανομή ευθυνών στην τεχνική και στη λήψη αποφάσεων πλευρά. Κάποιος πρέπει να εγκρίνει τις παραδοχές του εύρους, κάποιος πρέπει να αποδεχθεί τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα, και κάποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την παραλαβή των εργασιών και την έγκριση για εκκίνηση. Χωρίς αυτό, το μηχάνημα καταλήγει στο εργοστάσιο ως επείγον θέμα για τη συντήρηση, και στη συνέχεια η ομάδα για τις επόμενες εβδομάδες ανακαλύπτει έλλειψη σχεδίου, ελλιπείς προφυλακτήρες, δυσανάγνωστες εισόδους ασφαλείας, αδυναμία δοκιμαστικής εκκίνησης μετά την εγκατάσταση ή πρόβλημα με την ενσωμάτωση της συσκευής στην υφιστάμενη γραμμή.

Εάν η συναλλαγή πρόκειται να ολοκληρωθεί, μέρος του κινδύνου πρέπει να μεταφερθεί στη σύμβαση πώλησης. Σημασία δεν έχει μια γενική δήλωση του πωλητή, αλλά η δυνατότητα ελέγχου πριν από την παραλαβή, ο κατάλογος των γνωστοποιημένων ελλείψεων, οι όροι παράδοσης της διαθέσιμης τεκμηρίωσης, η δέσμευση ως προς την πληρότητα του εξοπλισμού, καθώς και η περιγραφή της κατάστασης των συστημάτων ασφαλείας και των στοιχείων που αποσυναρμολογήθηκαν για τη μεταφορά. Αυτό δεν απαλλάσσει τον αγοραστή από τις υποχρεώσεις του, αλλά περιορίζει τις διαφορές σχετικά με το τι αποτέλεσε αντικείμενο της αγοράς και σε ποια κατάσταση παραδόθηκε. Από πρακτική άποψη, αυτό αποτελεί συχνά το όριο μεταξύ ενός ελεγχόμενου έργου και ενός δαπανηρού αυτοσχεδιασμού μετά την παράδοση.

Το δίκαιο έρχεται στο τέλος, αλλά καθορίζει την ευθύνη

Το ερώτημα αν ένα μεταχειρισμένο μηχάνημα «μπορεί να νομιμοποιηθεί» είναι υπερβολικά γενικό για να έχει αξία στη λήψη αποφάσεων. Πρώτα πρέπει να διαπιστωθούν τα τεχνικά δεδομένα: με τι είδους μηχάνημα έχουμε να κάνουμε, ποια είναι η πραγματική του κατάσταση, αν έχει τροποποιηθεί στο παρελθόν, τι λείπει από τα συστήματα ασφαλείας και ποιος θα αναλάβει μετά την αγορά την ευθύνη για την περαιτέρω χρήση, την ανακατασκευή ή την επανεκκίνηση. Χωρίς μια τέτοια αξιολόγηση, η αναφορά στη σήμανση, στις δηλώσεις ή σε παλαιά έγγραφα παραμένει απλώς υπόθεση. Επομένως, το νομικό καθεστώς του μηχανήματος δεν είναι σημείο εκκίνησης, αλλά αποτέλεσμα αξιόπιστης τεχνικής και οργανωτικής διερεύνησης.

Αυτή η διερεύνηση οργανώνει επίσης τον τρόπο διαχείρισης του έργου. Στην πράξη, πρέπει να διαχωριστούν τουλάχιστον τρία επίπεδα ευθύνης, τα οποία συχνά συγχέονται λανθασμένα. Το πρώτο αφορά τις απαιτήσεις που συνδέονται με τη διάθεση του μηχανήματος στην αγορά ή τη θέση του σε χρήση. Το δεύτερο προκύπτει από τις υποχρεώσεις του χρήστη ως εργοδότη, ο οποίος διαθέτει τον εξοπλισμό στους εργαζομένους και ευθύνεται για ασφαλείς συνθήκες εργασίας. Το τρίτο εμφανίζεται όταν μετά την αγορά προγραμματίζεται εκσυγχρονισμός ή ανακατασκευή, ιδίως όταν ο εκσυγχρονισμός καθιστά το μηχάνημα νέο μηχάνημα. Από αυτή τη διάκριση εξαρτώνται το χρονοδιάγραμμα, η σύνθεση της ομάδας παραλαβής, το εύρος της τεχνικής τεκμηρίωσης και των οδηγιών, καθώς και η χρονική στιγμή κατά την οποία επιτρέπεται να τεθεί το μηχάνημα σε λειτουργία.

Στην πράξη, οι περισσότερες παρεξηγήσεις προκύπτουν από την υπερβολική εμπιστοσύνη στην παλιά σήμανση CE. Η παρουσία της μπορεί να αποτελεί μία από τις βάσεις της ανάλυσης, αλλά δεν υποκαθιστά την αξιολόγηση της πραγματικής κατάστασης. Εάν το μηχάνημα έχει τροποποιηθεί επί χρόνια, ο προστατευτικός εξοπλισμός είναι ελλιπής, το σύστημα ελέγχου έχει αλλάξει και η τεκμηρίωση δεν αντιστοιχεί σε αυτό που βρίσκεται στον χώρο παραγωγής, τότε το παλαιό σύνολο εγγράφων δεν επιβεβαιώνει ακόμη την ασφαλή χρήση στο τρέχον εργασιακό περιβάλλον. Αυτό φαίνεται καθαρά σε μια μετεγκατεστημένη γραμμή, από την οποία πριν από τη μεταφορά αποσυναρμολογήθηκαν προφυλακτήρες, φωτοκουρτίνες ή στοιχεία διατάξεων αλληλοασφάλισης, και μετά την εγκατάσταση στη νέα μονάδα αλλάζει ο τρόπος τροφοδοσίας του υλικού, η οργάνωση των θέσεων εργασίας και οι σχέσεις με άλλα μηχανήματα. Σε μια τέτοια περίπτωση, το κρίσιμο δεν είναι αν διατηρήθηκε η παλιά δήλωση, αλλά ποιος και με ποια βάση θα προετοιμάσει την πιστοποίηση CE μεταχειρισμένων μηχανημάτων ή τις ισοδύναμες ενέργειες που απαιτούνται στη συγκεκριμένη επιχειρησιακή κατάσταση, καθώς και αν η παραλαβή πριν από την εκκίνηση θα περιλαμβάνει επίσης την υγεία και ασφάλεια στην εργασία και τη συντήρηση.

Μόνο μετά από μια τέτοια διαπίστωση έχει νόημα να γίνεται αναφορά σε έγγραφα και αποφάσεις που καθορίζουν την ευθύνη πριν από την εκκίνηση. Ανάλογα με το καθεστώς του μηχανήματος, ιδιαίτερη σημασία έχουν η διαθέσιμη τεχνική τεκμηρίωση, οι οδηγίες χρήσης, οι δηλώσεις και η σήμανση, η τεκμηριωμένη εκτίμηση κινδύνου, το εύρος και το αποτέλεσμα του εκσυγχρονισμού, τα πρωτόκολλα δοκιμών και παραλαβών, καθώς και η εσωτερική απόφαση του εργοδότη για τη θέση του μηχανήματος σε χρήση υπό συγκεκριμένες συνθήκες. Εάν το μηχάνημα προέρχεται από χώρα εκτός της Ένωσης, προστίθεται και το ζήτημα του ορθού σχεδιασμού της εισαγωγής και της ανάθεσης των υποχρεώσεων κατά την είσοδο στην αγορά.

Ωστόσο, μια σωστά διενεργημένη διαδικασία δεν συνίσταται στη συλλογή εγγράφων μόνο για λόγους τάξης. Το τελικό σημείο επιτυγχάνεται μόνο όταν η τεκμηρίωση, οι τεχνικές λύσεις και η οργάνωση της εργασίας αλληλοεπιβεβαιώνονται, και η ευθύνη για την περαιτέρω χρήση ή την ανακατασκευή έχει αποδοθεί χωρίς εικασίες. Τότε η χαμηλή τιμή αγοράς παύει να είναι μια επικίνδυνη υπόσχεση. Γίνεται μια απόφαση που μπορεί να υποστηριχθεί τεχνικά, οργανωτικά και οικονομικά.