Αγορά μηχανημάτων εκτός ΕΕ – πώς να σχεδιάσετε με ασφάλεια την εισαγωγή, την αξιολόγηση συμμόρφωσης και τη σήμανση CE

Η αγορά μηχανήματος από χώρα εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης σπάνια εκτροχιάζεται στο στάδιο της μεταφοράς ή του εκτελωνισμού. Τα περισσότερα προβλήματα εμφανίζονται νωρίτερα: όταν η παραγγελία περιγράφει την απόδοση, αλλά δεν καθορίζει την ασφαλή χρήση, την ενσωμάτωση στη γραμμή, την τεκμηρίωση και την ευθύνη για την προσαρμογή του εξοπλισμού στις απαιτήσεις της αγοράς της ΕΕ. Τότε η σήμανση CE αντιμετωπίζεται ως μια τελική τυπική διαδικασία, ενώ στην πράξη αποτελεί αποτέλεσμα ενός σωστά οργανωμένου έργου. Αν αυτά τα ζητήματα δεν διευθετηθούν πριν από την αγορά, μετά την παράδοση η εγκατάσταση συνήθως αναλαμβάνει κίνδυνο που δεν είχε υπολογίσει ούτε στον προϋπολογισμό ούτε στο χρονοδιάγραμμα.

Το πρόβλημα ξεκινά πριν από την αγορά

Κατά την εισαγωγή μηχανήματος από χώρα εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, τα ακριβότερα λάθη δεν αποκαλύπτονται μετά την παράδοση, αλλά ήδη στο στάδιο του αιτήματος προσφοράς, της τεχνικής προδιαγραφής και της συμβατικής κατανομής υποχρεώσεων. Εκεί κρίνεται αν η εγκατάσταση αγοράζει ένα μηχάνημα προετοιμασμένο για νόμιμη και ασφαλή χρήση ή έναν εξοπλισμό που, μόλις φτάσει, θα χρειαστεί πρόσθετο εξοπλισμό, τροποποιήσεις και συμπλήρωση τεκμηρίωσης. Αν αυτό δεν διατυπωθεί ρητά, μετά την παράδοση αρχίζει ο αυτοσχεδιασμός: μετατροπές στα προστατευτικά, ανακατασκευή του συστήματος ελέγχου, συμπλήρωση οδηγιών, μεταφράσεις και διαφωνίες για το τι περιλαμβανόταν στο αντικείμενο της προμήθειας.

Η σωστή οργάνωση του έργου απαιτεί τον διαχωρισμό τριών πεδίων, τα οποία στην πράξη πολύ συχνά συγχέονται ήδη από την πρώτη συζήτηση με τον προμηθευτή. Το πρώτο είναι οι απαιτήσεις της εγκατάστασης ως προς τη διεργασία: απόδοση, αλλαγές ρύθμισης, ενσωμάτωση στη γραμμή, πρόσβαση για συντήρηση και το αναμενόμενο επίπεδο αξιοποίησης. Το δεύτερο είναι οι απαιτήσεις ασφάλειας του μηχανήματος: προστατευτικά, λειτουργίες ασφαλείας, στάση έκτακτης ανάγκης, πρόσβαση σε επικίνδυνες ζώνες και ο τρόπος με τον οποίο πραγματοποιούνται οι επεμβάσεις από τη συντήρηση. Το τρίτο είναι οι τυπικές απαιτήσεις που συνδέονται με την αξιολόγηση συμμόρφωσης και τη σήμανση CE: τεκμηρίωση, δηλώσεις, οδηγίες, ταυτοποίηση του υπεύθυνου φορέα και το πλήρες σύνολο δεδομένων που απαιτείται για τη διάθεση στην αγορά ή τη θέση σε λειτουργία. Ένα μηχάνημα μπορεί να είναι τεχνικά λειτουργικό και να καλύπτει τις προσδοκίες της παραγωγής, και παρ’ όλα αυτά να μην είναι προετοιμασμένο για νόμιμη και ασφαλή εφαρμογή σε μια πολωνική εγκατάσταση.

Στην πράξη, η πηγή των προβλημάτων δεν είναι η ίδια η προέλευση του εξοπλισμού, αλλά το γεγονός ότι ο κατασκευαστής τον σχεδίασε για άλλη αγορά, άλλες συνήθειες λειτουργίας και διαφορετική κατανομή ευθυνών. Γι’ αυτό, πριν ακόμη υποβληθεί η παραγγελία, αξίζει να ελεγχθεί αν ο προμηθευτής κατανοεί όχι μόνο τις παραμέτρους της διεργασίας, αλλά και τον τρόπο καθαρισμού, τις αλλαγές ρύθμισης, την απομάκρυνση εμπλοκών, τη συντήρηση και τη συνεργασία με τον περιβάλλοντα εξοπλισμό. Αν αυτά τα σενάρια δεν περιγραφούν, το μηχάνημα μπορεί να παραδοθεί ως τεχνικά λειτουργικό προϊόν, το οποίο όμως στην πραγματική χρήση θα ωθεί σε παράκαμψη των μέτρων προστασίας ή θα απαιτεί αλλαγές που επηρεάζουν την ευθύνη για το σύνολο της λύσης.

Οι μεγαλύτερες απώλειες προκύπτουν συνήθως από την ασαφή κατανομή ρόλων. Πρέπει εξαρχής να καθοριστεί ποιος ενεργεί ως εισαγωγέας, ποιος συγκεντρώνει και επαληθεύει την τεκμηρίωση, ποιος ευθύνεται για την αξιολόγηση συμμόρφωσης και ποιος για τις τροποποιήσεις που εκτελούνται μετά την παράδοση. Αν αυτά τα ζητήματα παραμένουν ασαφή, ο προμηθευτής συνήθως αναλαμβάνει το ελάχιστο δυνατό αντικείμενο, ενώ ο αγοραστής γίνεται στην πράξη ο φορέας που οργανώνει την προσαρμογή του μηχανήματος. Τότε η τιμή αγοράς παύει να είναι αξιόπιστο κριτήριο, γιατί την οικονομική σκοπιμότητα αρχίζουν να καθορίζουν κόστη που αποκαλύπτονται μόνο μετά την παράδοση: πρόσθετα προστατευτικά, ανακατασκευή των συστημάτων ελέγχου ασφαλείας, ελλείποντα στοιχεία, τεχνική τεκμηρίωση, μεταφράσεις, εκπαίδευση, χρόνος των τεχνικών υπηρεσιών και διακοπές λειτουργίας.

• απαιτήσεις σχετικά με τον τρόπο χρήσης, τον καθαρισμό, τις αλλαγές ρύθμισης, τη συντήρηση και τις επεμβάσεις,
• το απαιτούμενο εύρος τεχνικής και λειτουργικής τεκμηρίωσης, συμπεριλαμβανομένων των οδηγιών και των δηλώσεων που αντιστοιχούν στη διαδικασία που έχει επιλεγεί,
• την κατανομή ευθυνών για την αξιολόγηση συμμόρφωσης, τη σήμανση και τις αλλαγές που εκτελούνται πριν από την έναρξη λειτουργίας,
• τα κριτήρια παραλαβής στις εγκαταστάσεις του προμηθευτή και πριν από την εκκίνηση στην εγκατάσταση, συμπεριλαμβανομένων και των λύσεων ασφάλειας.

Γι’ αυτό η απόφαση αγοράς δεν θα πρέπει να ξεκινά από το ερώτημα αν το μηχάνημα «έχει CE», αλλά από το αν οι απαιτήσεις της εγκατάστασης μπορούν να περιγραφούν με σαφήνεια και να μεταφερθούν αποτελεσματικά στην παραγγελία. Πρέπει επίσης να αποσαφηνιστεί αν αγοράζεται έτοιμο μηχάνημα ή λύση που υλοποιείται σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εγκατάστασης και τη μετέπειτα ενσωμάτωση. Από αυτό εξαρτώνται τόσο ο τρόπος παραλαβής όσο και η μετέπειτα διαδικασία αξιολόγησης συμμόρφωσης. Αν ο στόχος είναι να περιοριστούν οι μετατροπές και να συντομευθεί η εκκίνηση, ο ειδικός ασφάλειας πρέπει να ενταχθεί στο έργο στο στάδιο της προσφοράς και όχι μόνο όταν ο εξοπλισμός βρίσκεται ήδη στο χώρο παραγωγής.

Πού αυξάνονται πραγματικά το κόστος και ο κίνδυνος

Κατά την εισαγωγή μηχανήματος από χώρα εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, το μεγαλύτερο κόστος συνήθως δεν προκύπτει από τη μεταφορά, τον εκτελωνισμό ή την ίδια τη σήμανση. Αυξάνεται εκεί όπου οι σχεδιαστικές αποφάσεις μετατίθενται για τη στιγμή που ο εξοπλισμός έχει ήδη κατασκευαστεί ή παραδοθεί στην εγκατάσταση. Τότε κάθε διόρθωση παύει να είναι μια απλή συνεννόηση και μετατρέπεται σε τροποποίηση: πρέπει να προστεθούν προφυλακτήρες, να ανακατασκευαστούν τα συστήματα ελέγχου, να αλλάξει η λογική λειτουργίας, να προσαρμοστούν οι διεπαφές στην υφιστάμενη γραμμή και να εξαλειφθούν οι συγκρούσεις με την οργάνωση του σταθμού εργασίας. Η φαινομενική εξοικονόμηση στο εμπορικό στάδιο μετατρέπεται τότε σε κρυφό κόστος: καθυστέρηση στην έναρξη λειτουργίας, επιβάρυνση της συντήρησης, πρόσθετες ηλεκτρολογικές και μηχανολογικές εργασίες και αξιολόγηση κινδύνου υπό πίεση χρόνου.

Τέτοιες καταστάσεις αποκαλύπτονται συνήθως εκεί όπου το μηχάνημα έρχεται σε επαφή με την καθημερινή πρακτική της παραγωγής. Στα σχέδια όλα μπορεί να φαίνονται σωστά, αλλά μετά την παράδοση διαπιστώνεται ότι η ασφαλής πρόσβαση είναι άβολη, οι εργασίες χειρισμού απαιτούν συχνό άνοιγμα των προφυλακτήρων, η απομάκρυνση εμπλοκών δεν έχει προβλεφθεί με λειτουργικό τρόπο και η επικίνδυνη ζώνη επικαλύπτει διαδρόμους κυκλοφορίας ή τον χώρο εργασίας του χειριστή. Τότε το πρόβλημα δεν αφορά πλέον ένα μεμονωμένο στοιχείο, αλλά τη συνολική σχέση μεταξύ μηχανήματος, θέσης εργασίας και οργάνωσης της διαδικασίας. Πρόκειται για σημαντική διάκριση, γιατί άλλες ενέργειες αρκούν όταν λείπει μια περιγραφή και άλλες όταν η κατασκευαστική λύση δεν ανταποκρίνεται στον πραγματικό τρόπο χρήσης.

Κατά την παραλαβή επανέρχονται συνήθως τρεις κατηγορίες ελλείψεων, οι οποίες στα χαρτιά φαίνονται δευτερεύουσες, αλλά στο στάδιο της έναρξης λειτουργίας γίνονται κρίσιμες:

• ελλιπής τεχνική τεκμηρίωση και απουσία συνεκτικού εγχειριδίου για τον χρήστη,
• προφυλακτήρες και προστατευτικές διατάξεις που δεν είναι προσαρμοσμένα στον πραγματικό τρόπο χειρισμού,
• ασυνεπείς λειτουργίες διακοπής, αλληλομανδαλώσεων και σημάτων μεταξύ του μηχανήματος και του περιβάλλοντός του.

Δεν πρόκειται για ελλείψεις αποκλειστικά διοικητικού χαρακτήρα. Χωρίς τεκμηρίωση είναι δύσκολο να διενεργηθεί αξιόπιστα η αξιολόγηση συμμόρφωσης μηχανημάτων, να καθοριστούν τα όρια ευθύνης για τις αλλαγές και να προετοιμαστεί με ασφάλεια το προσωπικό για την εργασία. Ακόμη σημαντικότερο είναι ότι, μετά από ένα συμβάν ή κατά τη διάρκεια ελέγχου, τα έγγραφα είναι αυτά που δείχνουν αν οι αποφάσεις ελήφθησαν συνειδητά και σε ποια βάση. Εάν οι οδηγίες, τα διαγράμματα, οι περιγραφές των λειτουργιών ασφαλείας και οι δηλώσεις είναι ελλιπείς ή ασυνεπείς, η τεχνική ομάδα αρχίζει να ενεργεί με βάση υποθέσεις. Μια τέτοια κατάσταση μπορεί να αρκεί για να τεθεί το μηχάνημα σε λειτουργία, όχι όμως και για να τεκμηριωθεί αυτή η έναρξη λειτουργίας.

Ιδιαίτερος κίνδυνος εμφανίζεται όταν το εισαγόμενο μηχάνημα πρόκειται να ενταχθεί σε γραμμή παραγωγής. Τότε δεν αξιολογείται μόνο η μεμονωμένη συσκευή, αλλά και οι διεπαφές, οι κοινές διακοπές, οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, οι αλληλομανδαλώσεις, οι ακολουθίες εκκίνησης και η επίδραση της ενσωμάτωσης στο σύνολο του συστήματος. Ορισμένες ελλείψεις μπορούν να αντιμετωπιστούν τοπικά, εφόσον αφορούν πρόσθετο εξοπλισμό ή λύσεις από την πλευρά της εγκατάστασης. Αν όμως το πρόβλημα αφορά την κατασκευή του μηχανήματος, τη λογική λειτουργίας του, τις λειτουργίες ασφαλείας ή την αρχική τεκμηρίωση, το θέμα συνήθως επιστρέφει στον κατασκευαστή ή απαιτεί σαφώς καθορισμένη συμμετοχή του ολοκληρωτή. Από την πλευρά της εγκατάστασης, επομένως, αξίζει να μετριέται όχι μόνο η τιμή του εξοπλισμού, αλλά και το κόστος των μετατροπών, ο χρόνος διακοπής, η επιβάρυνση των ίδιων υπηρεσιών και το εύρος των εργασιών που απαιτούνται για ασφαλή έναρξη λειτουργίας. Μόνο τότε γίνεται σαφές πότε η καθυστέρηση της έναρξης λειτουργίας αποτελεί μικρότερο κίνδυνο από μια γρήγορη εκκίνηση παρά τις ελλείψεις.

Αποφάσεις που βάζουν τάξη στη διαδικασία

Η οργάνωση του έργου ξεκινά από μία απόφαση που λαμβάνεται πριν από την υποβολή της παραγγελίας: αν η εγκατάσταση αναμένει ένα μηχάνημα έτοιμο για χρήση στην αγορά της ΕΕ ή αν αγοράζει συνειδητά εξοπλισμό που θα απαιτήσει προσαρμογή, συμπληρωματικό εξοπλισμό ή ενσωμάτωση από τη δική της πλευρά. Δεν πρόκειται για λεκτική διαφορά, αλλά για απόφαση σχετικά με την κατανομή εργασιών, κινδύνων και ευθυνών. Αν η παραδοχή είναι «να παραδοθεί έτοιμη λύση», ήδη στο στάδιο της προσφοράς πρέπει να απαιτούνται πλήρης τεκμηρίωση, κατάλληλες οδηγίες, τεκμηριωμένο εύρος της δηλούμενης συμμόρφωσης και επιβεβαίωση ότι οι λύσεις ασφαλείας ανταποκρίνονται στην προβλεπόμενη χρήση. Αν είναι εξαρχής γνωστό ότι μετά την παράδοση θα γίνουν αλλαγές ή ενσωμάτωση με τη γραμμή, το χρονοδιάγραμμα και ο προϋπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνουν αξιολόγηση κινδύνου μετά τις αλλαγές, μελετητικές εργασίες, σταδιακές παραλαβές και διαχείριση τεχνικών αλλαγών.

Οι περισσότερες παρεξηγήσεις προκύπτουν όταν τα μέρη μιλούν για δύο διαφορετικά μοντέλα παράδοσης, ενώ η σύμβαση αφήνει αυτή τη διαφορά αδιευκρίνιστη. Γι’ αυτό η παραγγελία δεν μπορεί να περιορίζεται στην απόδοση, τις διαστάσεις και την τιμή. Πρέπει επίσης να περιγράφει τις απαιτήσεις ασφαλείας, τον προβλεπόμενο τρόπο χρήσης, τις διεπαφές με το περιβάλλον, το εύρος της τεκμηρίωσης, τη γλώσσα των οδηγιών και των σημάνσεων, τους όρους παραλαβής και τους κανόνες άρσης των μη συμμορφώσεων. Για το τμήμα προμηθειών αυτό σημαίνει εργασία πάνω σε προδιαγραφή που έχει συμφωνηθεί με την παραγωγή, τη συντήρηση, τον αυτοματισμό και το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την ασφάλεια μηχανημάτων, και όχι αποκλειστικά πάνω στη λειτουργική περιγραφή του τελικού χρήστη.

Αξίζει επίσης να ρυθμιστούν εκ των προτέρων ζητήματα που μετά την παράδοση γίνονται συχνότερα αντικείμενο διαφωνιών: αν η τελική πληρωμή συνδέεται με την πλήρη παραλαβή, ποιος αναλαμβάνει το κόστος των διορθώσεων που εντοπίζονται πριν από την αποστολή, αν επιτρέπεται παράδοση υπό όρους με κατάλογο ελλείψεων και ποιες μη συμμορφώσεις εμποδίζουν τη μετάβαση στο επόμενο στάδιο. Αυτό είναι το κατάλληλο σημείο για τους ελάχιστους συμβατικούς όρους κατά την αγορά μηχανήματος, επειδή μετά την παράδοση ακόμη και οι προφανείς ελλείψεις είναι πολύ δυσκολότερο να επιβληθούν.

Το πιο πρακτικό εργαλείο για να μπει τάξη στο έργο είναι μια ακολουθία παραλαβών με σαφή κριτήρια μετάβασης. Λειτουργεί καλά μια σταδιακή διάρθρωση, στην οποία κάθε βήμα κλείνει συγκεκριμένο πεδίο αποφάσεων και αποδεικτικών στοιχείων:

• αίτημα και προσφορά: συμφωνημένη τεχνική προδιαγραφή, προδιαγραφή ασφάλειας και τεκμηρίωσης,
• ανασκόπηση σχεδιασμού: επιβεβαίωση λύσεων, διεπαφών και ευθύνης για τις αλλαγές,
• παραλαβή στις εγκαταστάσεις του κατασκευαστή: δοκιμές λειτουργίας, επαλήθευση των λειτουργιών ασφάλειας, της τεκμηρίωσης και της συμμόρφωσης της κατασκευής με την προδιαγραφή,
• παραλαβή μετά την παράδοση: επιβεβαίωση της κατάστασης μετά τη μεταφορά, της πληρότητας και της αποκατάστασης των ελλείψεων πριν από την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας.

Η παραλαβή στις εγκαταστάσεις του κατασκευαστή είναι κρίσιμη, γιατί μόνο τότε μπορεί ακόμη να διορθωθεί η λύση με σχετικά χαμηλό κόστος. Η απλή επίδειξη λειτουργίας του μηχανήματος δεν αρκεί. Πρέπει να ελεγχθεί αν τα προστατευτικά, οι διατάξεις αλληλοασφάλισης, τα συστήματα ακινητοποίησης, η σήμανση, η πρόσβαση για συντήρηση και η λογική λειτουργίας ανταποκρίνονται στη συμφωνημένη αντίληψη, και αν η τεκμηρίωση είναι κατάλληλη για πραγματική εφαρμογή. Στην πράξη, ακριβώς σε αυτό το στάδιο φαίνεται αν το μηχάνημα έχει κατασκευαστεί σύμφωνα με την προδιαγραφή ή αν απλώς μπορεί να τεθεί σε λειτουργία. Αυτή η διάκριση θα πρέπει αργότερα να αποτυπώνεται στο πρωτόκολλο τεχνικής παραλαβής και στην απόφαση αποστολής.

Ξεχωριστή πειθαρχία απαιτείται όταν, μετά την παράδοση, προβλέπονται τροποποιήσεις, πρόσθετος εξοπλισμός ή ενσωμάτωση με άλλες συσκευές. Πριν από την έναρξη των εργασιών, η ομάδα θα πρέπει να καθορίσει ποιος διενεργεί την εκτίμηση κινδύνου, ποιος εγκρίνει τις αλλαγές στην κατασκευή και στον έλεγχο, καθώς και αν το εύρος των εργασιών μεταφέρει την ευθύνη σε φορέα που δραστηριοποιείται στην ΕΕ. Εδώ δεν αρκεί η γενική παραδοχή ότι «θα το προσαρμόσουμε επιτόπου». Απαιτείται διαδρομή τεκμηρίωσης: σχεδιαστικές αποφάσεις, συμφωνίες με τον προμηθευτή, κατάλογοι ελλείψεων, πρωτόκολλα παραλαβής, επιβεβαιώσεις άρσης μη συμμορφώσεων και διαδοχικές εκδόσεις της τεκμηρίωσης. Αυτή η τεκμηρίωση δεν υπάρχει απλώς για να γεμίσει το αρχείο. Επιτρέπει να αποδειχθεί ποιος ήταν υπεύθυνος για τι, με ποια βάση εγκρίθηκαν τα επόμενα στάδια και αν η έναρξη λειτουργίας έγινε αφού είχαν κλείσει οι βασικές ελλείψεις και όχι ως πρόχειρη προσπάθεια διάσωσης της προθεσμίας.

Παράδειγμα από την πράξη και τυπική τάξη

Στα έργα εισαγωγής, τα περισσότερα προβλήματα δεν προκύπτουν από την έλλειψη ενός μεμονωμένου παραρτήματος, αλλά από το ότι η ομάδα ανακαλύπτει πολύ αργά την ασυμβατότητα του μηχανήματος με τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας στο εργοστάσιο. Γι’ αυτό η σωστή σειρά ενεργειών είναι απλή: πρώτα πρέπει να γίνει κατανοητός ο κύκλος χρήσης, η ανθρώπινη πρόσβαση, ο καθαρισμός, οι αλλαγές ρύθμισης, η συντήρηση και η συνεργασία με το περιβάλλον, και μόνο μετά να αξιολογηθεί η τυπική πληρότητα. Αυτή η σειρά επιτρέπει να διαχωριστεί η έλλειψη εγγράφου από την έλλειψη τεχνικής λύσης. Αν ένα προστατευτικό δυσχεραίνει την αλλαγή εργαλείου και η πρόσβαση για συντήρηση απαιτεί παράκαμψη των διατάξεων προστασίας, αυτό δεν είναι ζήτημα που λύνεται μόνο με τεκμηρίωση, αλλά ένδειξη ότι οι σχεδιαστικές παραδοχές ήταν ελλιπείς.

Καλό παράδειγμα είναι η αγορά μιας μεμονωμένης μονάδας διεργασίας από αγορά εκτός ΕΕ, η οποία τυπικά προσφέρεται ως έτοιμο μηχάνημα. Μετά την παράδοση αποδεικνύεται ότι η ίδια η τεχνολογική διεργασία λειτουργεί σωστά, αλλά ο εξοπλισμός δεν είναι προετοιμασμένος για ασφαλή λειτουργία στις πραγματικές συνθήκες ενός πολωνικού εργοστασίου. Ο καθαρισμός απαιτεί είσοδο στη ζώνη εργασίας χωρίς ουσιαστικά διαμορφωμένους τρόπους επέμβασης, η αλλαγή ρύθμισης αναγκάζει τον χειριστή να ανοίγει συχνά τα προστατευτικά, ενώ η πρόσβαση στα αναλώσιμα στοιχεία έχει προβλεφθεί από πλευρά που, μετά την τοποθέτηση δίπλα στη γραμμή, δεν είναι πλέον διαθέσιμη. Επιπλέον, ο κατασκευαστής παρέδωσε γενική οδηγία, αλλά χωρίς σαφή περιγραφή των χειροκίνητων ενεργειών και των ορίων χρήσης. Σε μια τέτοια περίπτωση δεν αξίζει να μπαίνουν όλα στο ίδιο καλάθι με την ονομασία «ελλείψεις CE». Αποτελεσματικότερο είναι να διαχωρίζονται τα ζητήματα: τι αποτελεί ελάττωμα της κατασκευαστικής λύσης, τι προκύπτει από την οργάνωση της θέσης εργασίας και τον τρόπο παραλαβής, και τι συνιστά τυπική έλλειψη που πρέπει να συμπληρωθεί από τον αρμόδιο φορέα.

Μόνο πάνω σε αυτή τη βάση αποκτά νόημα η σωστή κατανομή ευθυνών. Ο κατασκευαστής ευθύνεται για τον σχεδιασμό, την κατασκευή, τις απαιτούμενες πληροφορίες και την επιβεβαίωση της συμμόρφωσης του μηχανήματος στο μέτρο που το διαθέτει στην αγορά ή το θέτει σε χρήση. Ο εισαγωγέας οφείλει να διασφαλίσει ότι το μηχάνημα που διατίθεται στην αγορά διαθέτει την απαιτούμενη τεκμηρίωση και σήμανση CE μηχανημάτων, καθώς και ότι είναι δυνατό να προσδιοριστούν ο κατασκευαστής και το εύρος της ευθύνης. Ο ολοκληρωτής ή ο φορέας που πραγματοποιεί ουσιώδεις αλλαγές μπορεί να αναλάβει ευρύτερη ευθύνη, εάν μέσω ανακατασκευής, αλλαγής του συστήματος ελέγχου ή σύνδεσης με άλλες συσκευές διαμορφώνει στην πράξη νέα λύση. Ο εργοδότης, από την άλλη, δεν μπορεί να αρκεστεί στην αποδοχή της δήλωσης· πριν θέσει το μηχάνημα σε χρήση, πρέπει να εξασφαλίσει ασφαλείς συνθήκες λειτουργίας, κατάλληλες οδηγίες θέσης εργασίας, οργάνωση της εργασίας και προετοιμασία των εργαζομένων.

Σε αυτό το σημείο φαίνεται και το πραγματικό νόημα της αξιολόγησης συμμόρφωσης. Δεν πρόκειται απλώς για τη σύνταξη δήλωσης συμμόρφωσης, αλλά για οργανωμένη επιβεβαίωση ότι το μηχάνημα πληροί τις απαιτήσεις που του εφαρμόζονται και μπορεί να φέρει σήμανση CE με ευθύνη του αρμόδιου φορέα. Αν μετά την παράδοση το εύρος των αλλαγών περιορίζεται σε τοποθέτηση, σύνδεση παροχών και άρση ελλείψεων που δεν μεταβάλλουν ουσιωδώς ούτε τη λειτουργία ούτε το επίπεδο κινδύνου, η πορεία ενεργειών θα είναι διαφορετική από την περίπτωση όπου απαιτείται ανακατασκευή του συστήματος ελέγχου, αλλαγή της πρόσβασης σε επικίνδυνες ζώνες ή προσθήκη λειτουργιών συνεργασίας με τον χειριστή. Γι’ αυτό το όριο ανάμεσα στη συνήθη προσαρμογή και στην αλλαγή που επηρεάζει την ευθύνη πρέπει να περιγράφεται με αποδεικτικό τρόπο: με εκτίμηση κινδύνου, με το εύρος των τροποποιήσεων, με επικαιροποίηση των οδηγιών και με απόφαση για το αν η έναρξη λειτουργίας μπορεί να προχωρήσει άμεσα ή αν πρέπει να ανασταλεί μέχρι να κλείσουν οι κρίσιμες ελλείψεις.

Από την πλευρά της εγκατάστασης, η πιο ορθολογική προσέγγιση είναι να αντιμετωπίζεται η σήμανση CE μηχανημάτων ως αποτέλεσμα ενός σωστά οργανωμένου έργου και όχι ως αυτοσκοπός. Αν ήδη από το στάδιο της παραγγελίας έχουν προβλεφθεί ο τρόπος καθαρισμού, οι αλλαγές ρύθμισης, το σέρβις, η επιλογή διατάξεων αλληλοασφάλισης και η αντοχή της λύσης σε παρακάμψεις των μέτρων προστασίας, τότε η μεταγενέστερη αξιολόγηση συμμόρφωσης απλώς τακτοποιεί την πραγματική κατάσταση αντί να καλύπτει κενά. Αν αυτό δεν έχει γίνει, ακόμη και ένας πλήρης φάκελος εγγράφων δεν θα υποκαταστήσει τις τεχνικές αποφάσεις που μετά την παράδοση θα πρέπει να ληφθούν με μεγαλύτερο κόστος και υπό μεγαλύτερη πίεση. Επομένως, η εισαγωγή από χώρες εκτός ΕΕ δεν αποτελεί από μόνη της πρόβλημα. Πρόβλημα είναι να τίθεται το μηχάνημα σε λειτουργία πριν διαχωριστούν οι ρόλοι, πριν καλυφθούν οι ελλείψεις της ίδιας της επιχείρησης και πριν καθοριστεί ποιος είναι υπεύθυνος για την τεκμηρίωση, ποιος για την τροποποίηση και ποιος για την ασφαλή θέση σε λειτουργία από την πλευρά του χρήστη.