Собствен инженерeн отдел или аутсорсинг – кое е по-изгодно при изграждането на машини?

Решението дали да развивате собствено инженерно бюро, или да базирате изграждането на машини на аутсорсинг на инженерни дейности, вече не е само въпрос на разход за щатна позиция или на тарифата на доставчика. Днес то влияе пряко върху срока за пускане, способността за въвеждане на конструктивни промени, нивото на риск от страна на производителя и реалния контрол върху съответствието. При проекти, в които механиката, автоматиката, софтуерът, функционалната безопасност и техническата документация трябва да се съберат в една обща точка на приемане, неправилният организационен модел обикновено не създава проблеми веднага, а в края на проекта: при приеманията, промени в обхвата, валидирането или подготовката на документацията за потребителя и сервиза. На практика въпросът не е кое е „по-евтино“, а кой модел позволява да се запазят отговорността, проектното знание и темпото на вземане на решения на ниво, съответстващо на сложността на машината.

Значението на този избор нараства и защото съвременната машина рядко е само механична система с просто управление. Все по-често тя включва софтуерен слой, комуникация със заводски системи, регистриране на събития, проследимост на продукта и процеса, както и изискванията на отдела по поддръжка относно диагностиката и сервизирането. Това води до бързо размиване на границата между „проект на машина“ и „организация на сътрудничеството между няколко компетентности“. Ако още в началото е ясно, че в проекта ще участват интегратор, изпълнител на софтуера и екипът по поддръжка на клиента, тогава решението in-house или външен изпълнител естествено преминава към въпроса за разпределението на ролите, отговорността за интерфейсите и собственика на техническите решения. По сходен начин темата се разширява и когато машината трябва да генерира производствени данни или да подпомага проследимостта: без ясно определяне кой отговаря за архитектурата на данните, валидирането на логиката и поддържането на промените, лесно може да се изгради решение, което работи добре само на пръв поглед, но е скъпо за експлоатация.

На практика най-полезният критерий за вземане на решение не е просто сравнението на бюджета за изпълнение, а мястото, където се създава и трябва да остане критичното знание за жизнения цикъл на машината. Ако предимството на компанията е уникален процес, чести модификации на продукта, необходимост от бързо пренастройване или разработване на следващи варианти на една и съща платформа, липсата на собствена проектантска компетентност увеличава цената на всяка следваща промяна. Обратно, когато проектът има ясно определен обхват, ниска степен на повтарящи се модификации и не е в основата на конкурентното предимство на предприятието, външният изпълнител може да бъде рационално решение, стига възложителят да запази контрола върху изискванията, приеманията и документацията. Добър тест е отговорът на три въпроса: кой взема решение при промяна на обхвата, кой разбира последствията от тази промяна за безопасността и функциите на машината и кой ще може да поддържа решението след пускането без зависимост от един човек или един доставчик. Това са организационни показатели, които обикновено предвиждат рентабилността по-добре от самата проектна оферта.

Типичният пример изглежда сходно в много предприятия. Компанията възлага външно проектирането и изграждането на машина, защото иска да съкрати времето за стартиране на инвестицията. В началото печели скорост, но след няколко месеца се появяват промени, произтичащи от технологични изпитвания, производствени нужди и изисквания за качество. Ако от своя страна няма екип, способен да оцени влиянието на тези промени върху конструкцията, управлението, диагностиката и документацията, всяка корекция се превръща в отделна поръчка, а графикът започва да зависи от наличността на доставчика. Тогава аутсорсингът вече не е покупка на компетентност, а изнасяне на тясното място извън организацията. Именно тук темата се свързва с организацията на сътрудничеството между интегратора, изпълнителя на софтуера и поддръжката, както и с проектирането на проследимостта: ако тези области нямат общ собственик на изискванията, проектът губи оперативната си цялост още преди приемането.

В крайна сметка въпросът за отговорността неизбежно се връща. Независимо от модела на изпълнение, производителят, вносителят или другият субект, който пуска машината на пазара или я предоставя за употреба, носи в съответния обхват отговорност за съответствието на продукта, пълнотата на документацията и правилното извършване на оценката на риска. Затова изборът между собствено инженерно бюро и аутсорсинг трябва да се оценява и през призмата на това кой е в състояние да докаже основанията за проектните решения, да възстанови историята на промените и да подготви материалите, необходими от проекта до CE сертифицирането на машини и маркировката CE, ако конкретният случай го изисква. Ако организацията не е в състояние да осигури това, привидната икономия на етапа на проекта много лесно се превръща в разход за забавяне, спор с изпълнителя или проблем при техническото приемане и експлоатацията.

Къде най-често нарастват разходът или рискът

При спора между собствено инженерно звено и аутсорсинг разходът най-рядко нараства там, където всички гледат в началото — в ставката на проектанта или в цената на пакета дейности. Най-често проблемът започва по-рано: при непълно определяне на границите на машината, интерфейсите, отговорността за изходните допускания и начина за одобряване на промените. Ако тези елементи не са изчистени още в началото, вътрешният екип губи време в съгласуване и корекции, а външният изпълнител проектира според собствени предположения, които по-късно трябва да се поправят. На практика това означава не само допълнителни човекочасове, но и забавяне при доставката на компоненти, колизии по време на монтажа и спор дали грешката произтича от дефектен проект или от неточно задание. Затова първият критерий за решение не бива да е въпросът кой „ще го направи по-евтино“, а кой в дадения модел е способен да поддържа последователност на техническите изисквания, безопасността и експлоатацията от концепцията до приемането.

Втората зона, в която рискът нараства, е разделянето на компетенциите без разделяне на отговорността. Собственото инженерно звено често изглежда привидно по-безопасно, защото знанието остава в организацията, но ако проектът се води от хора, които паралелно са натоварени с поддръжка на производството, техническа поддръжка и текущи промени, той започва да се управлява според наличността на хората, а не според техническата логика. От своя страна аутсорсингът на инженери дава по-бърз достъп до ресурси, но без зрял контрол от страна на възложителя лесно води до ситуация, в която доставчикът предава документация, достатъчна за разплащане на етапа, но недостатъчна за сервиз, модернизация или доказване на основанията за проектните решения. Цената на този недостиг се вижда по-късно: при авария, при смяна на изпълнителя, при разширяване на линията или когато трябва да се провери дали машината е безопасна не само по декларация, а въз основа на реално приложените решения и проследимата логика на взетите решения.

Най-скъпите грешки обикновено имат натрупващ се характер. Типичен пример е проект, при който механиката, управлението и мерките за намаляване на риска се разработват на различни места в организацията или от различни изпълнители. Конструкторът приема определен начин на достъп до работната зона, специалистът по автоматизация избира логиката за спиране въз основа на непълни данни, а отделът по доставки поръчва елементите според срока за доставка, а не според изискванията за безопасност и техническа поддръжка. На етапа на пускане в експлоатация се оказва, че предпазното ограждение затруднява пренастройването, сензорът няма стабилни условия на работа, а процедурата за ръчен режим изобщо не е описана. Тогава проектът се връща за преработка, броят на промените в документацията нараства и обхватът трябва отново да се съгласува с изпълнителя. Практическият критерий за оценка тук е прост: ако организацията не може в рамките на един преглед да посочи собственика на изискванията, собственика на оценката на риска и собственика на решението за промяна, тогава независимо от модела на изпълнение има предпоставки за нарастване на разходите и отговорността.

Тази тема навлиза в областта на работата по процесния риск по-рано, отколкото много компании предполагат. Ако проектът засяга инсталация със съществени въздействия на процеса, оперативни последователности и опасни състояния, зависещи от организацията на работа, самото „допроектиране на защитите“ вече е закъсняло. Тогава значение има не само опитът на конструктора, но и дали екипът умее да провежда систематичен анализ на опасностите и отклоненията, тоест дали разполага с компетентност, близка до тази, която се развива при обучение HAZOP. Не става дума за формализъм заради самия формализъм, а за способност да се уловят местата, в които технологичното, експлоатационното и безопасното решение си влияят взаимно. Ако тази способност липсва вътре в компанията, аутсорсингът може да е оправдан; ако липсва и от страната на доставчика, рискът просто се измества извън организацията.

Едва накрая се вижда измерението на съответствието. Когато проектът стигне до приемане, модернизация или предаване за експлоатация, се връща въпросът не кой е изработил 3D модела или е написал програмата, а дали може да се докаже, че приетите решения са били обосновани, рискът е оценен, а документацията съответства на реалното изпълнение. В този момент изборът между вътрешно звено и външен изпълнител вече се пресича пряко с подготовката на машината от проекта до сертифициране и маркировка CE, ако конкретният случай го изисква. Ако доказателственият материал е непълен, разходът престава да бъде проектен разход и се превръща в разход на отговорността: забавено пускане, допълнителни преработки, затруднено приемане или ограничения в експлоатацията. Затова смисленото сравнение на моделите за изпълнение е добре да се опира на измерими показатели: брой промени след замразяване на изходните допускания, време за одобрение на междудисциплинарни решения, пълнота на екзекутивната документация и способност да се възстанови защо дадено решение е било прието за допустимо.

Как да се подходи към темата на практика

На практика въпросът дали да се разчита на собствено инженерно бюро или на аутсорсинг на инженери не бива да се поставя на равнище почасови ставки, а на равнище управление на техническото решение и отговорността за последиците от него. Изгоден е онзи модел, който позволява по-бързо да се вземат обосновани проектни решения, да се запази съгласуваността между механика, автоматизация и безопасност и да се премине от концепция към пуск без загуби. Ако вътрешният екип познава добре процеса, ограниченията на предприятието и историята на сходни внедрявания, обикновено печели време и качество при съгласуването. Ако обаче липсват ресурси за водене на проекта, проверка на изходните допускания и приемане на документацията, поддържането на всичко изцяло вътрешно често е само привидна икономия. Тогава разходът се появява по-късно: в промени след монтажа, в спорове за обхвата на отговорностите или в документация, която не позволява да се докаже защо дадено решение е прието за допустимо.

Затова е добре решението да се опре на един практичен критерий: къде в организацията се намира способността да се вземат и защитават гранични решения. Става дума за моментите, в които трябва да се прецени дали дадена функция да бъде реализирана хардуерно или софтуерно, дали дадена модификация вече влияе на безопасността, дали може да се приеме отклонение от първоначалните допускания, както и кой одобрява промяна, която засяга експлоатацията и поддръжката. Ако компанията има вътрешна компетентност да води такива решения, аутсорсингът може да обхваща изпълнението на част от работите, без да се губи контролът върху проекта. Ако такава компетентност липсва, външният изпълнител трябва да поеме не само проектирането, но и самия ред за вземане на решения, а това изисква ясно определени точки на приемане, обхват на входните данни и правила за одобряване на промените. Без това аутсорсингът не съкращава процеса, а само създава допълнителен слой съгласувания.

Типичен пример е модернизация на машина, при която възложителят изнася навън механиката и управлението, а при себе си оставя само поддръжката и крайното приемане. В началото това изглежда разумно, защото изпълнителят декларира цялостна реализация. Проблемът започва, когато в хода на работата се окаже, че новата подаваща система променя начина на достъп до опасната зона, а едновременно с това програмата на контролера трябва да компенсира ограниченията, произтичащи от конструктивното изпълнение. Ако никой от страна на възложителя не може да оцени последиците от такава промяна за машината като цяло, решенията ще се вземат реактивно, под натиска на срока. В резултат може да се получи устройство, което технологично работи, но изисква последващи преработки на огражденията, блокировките, логиката на управление или документацията. Именно тук темата за разходите преминава в областта на практическата оценка дали машината е безопасна, а след това — ако обхватът на проекта го изисква — в подготовка на материалите за доказване на съответствие.

От гледна точка на мениджъра това означава необходимост да се измерва не само производителността на изпълнителя, но и качеството на водене на проекта. Ако след замразяване на изходните допускания нараства броят на промените, които влияят на безопасността, ако одобряването на междудисциплинарни решения отнема дълго време или ако екзекутивната документация не отразява реалното изпълнение, това е сигнал, че моделът на реализация е неправилно настроен. Собственото инженерно бюро дава предимство там, където са важни непрекъснатостта на знанието за продукта и бързата реакция при промяна. Аутсорсингът има смисъл там, където обхватът е добре дефиниран, интерфейсите са затворени, а отговорността за резултата е разписана без празноти. Когато в проекта участва и интегратор, изпълнител на софтуера и отдел по поддръжка, самото решение „да се прави вътрешно или да се възложи“ вече не е достатъчно; също толкова важно става подреждането на сътрудничеството между тези страни, защото именно то определя срока за пуск, разходите за промени и възможността за надеждно приемане.

Нормативното и формалното измерение се появява не в края, а точно там, където проектното решение влияе върху функцията за безопасност, начина на използване или обхвата на модификацията на машината. Това не винаги води до едно и също задължение за организацията, защото значение имат характерът на проекта и ролята на съответния участник. Трябва обаче да се приеме едно просто правило: ако не може да се възстанови на какво основание са взети техническите решения, как е направена оценката на риска и какви промени са въведени в хода на работата, тогава изборът между вътрешен модел и аутсорсинг престава да бъде въпрос на ефективност и се превръща във въпрос на отговорност. Тогава разговорът естествено преминава към още две области: как да се провери дали машината е безопасна в реалното си изпълнение, както и кога проектът вече изисква подреждане на пътя от проекта до доказване на съответствие и маркировка CE.

За какво да внимавате при внедряване

При внедряването разликата между собствено инженерно бюро и аутсорсинг престава да бъде спор за ставката на човекочас. За изгодността решаващо е кой на практика контролира промените, кой разбира ограниченията на процеса и кой може да защити приетите решения, когато възникне проблем при пуска или при приемането. Най-скъпи не са самите проектни грешки, а грешките, разкрити твърде късно: колизии между механиката и управлението, недоопределени интерфейси, липса на входни данни от крайния потребител, разминаване в логиката на отговорностите за безопасността на машини и линии. Ако организацията избере аутсорсинг, без от своя страна да има капацитет за технически надзор, обикновено купува не само проект, но и зависимост от изпълнителя при всяка промяна. Ако пък всичко остане вътрешно, но екипът няма време да води документацията на решенията и междудисциплинарните прегледи, разходът ще се върне на етапа на корекциите, приемането и сервиза.

Най-честият капан е, че моделът на изпълнение се избира според наличните ресурси, а не според вида риск в проекта. По един начин се оценява повтаряема машина, разработвана на базата на собствен стандарт, а по друг — нова работна станция с нетипична кинематика, значителна намеса в процеса или с висок дял на функциите за безопасност. Практическият критерий е прост: трябва да се провери дали от страна на възложителя има компетентност за одобряване на техническите допускания, конструктивните промени и архитектурата на управлението, а не само за приемане на крайния резултат. Ако такава компетентност липсва, пълният аутсорсинг на инженери понякога изглежда по-евтин, но увеличава риска от спорове относно обхвата, удължава съгласуванията и затруднява преценката дали забавянето е резултат от грешка на изпълнителя или от непълни входни изисквания. Затова е добре да се измерват не само бюджетът и срокът, но и броят на промените след замразяване на концепцията, времето за одобрение на документацията, броят на откритите несъответствия след пускането и времето, необходимо за тяхното отстраняване.

На практика това се вижда ясно при модернизация на съществуваща машина или при изграждане на линия с участието на няколко страни. Собственото конструкторско бюро често разбира по-добре ограниченията на предприятието, сервизния достъп, стандартите за поддръжка на производството и реалния начин на използване на оборудването. Външният изпълнител, от своя страна, често е по-бърз при подготовката на проекта и по-ефективен при специализирани задачи, но може да няма пълна представа за работната среда. Ако на етапа на внедряване се окаже, че трябва да се промени разположението на огражденията, работната последователност или начинът на ресет след спиране, тогава въпросът вече не е кой ще изготви чертежа или ще коригира програмата. Въпросът е кой ще оцени влиянието на тази промяна върху безопасността, функцията на машината и пълнотата на документацията. Точно тук темата за рентабилността естествено преминава към практическата оценка как да се провери дали машината е безопасна в реалното изпълнение, а не само според проектните предположения.

Едва на този фон се вижда и формалното измерение. Не всяка промяна в проекта води до едни и същи задължения, но всяка съществена намеса във функцията, начина на използване или решенията, свързани с безопасността, изисква ясно подредена отговорност и проследимост на решенията. Ако не е ясно кой е одобрил промяната, на какво основание е оценен рискът и дали документацията отразява действителното състояние, моделът in-house или outsourcing престава да има икономическо значение, защото възниква въпросът за отговорността за съответствието. Тогава темата вече преминава в областта на подготовката на машината — от проекта до доказването на съответствие и маркировката CE. От гледна точка на управлението на проекта това означава едно: внедряването трябва да се планира така, че заедно с машината да бъдат приети и пълният комплект технически решения, резултатите от проверките и документите, необходими за по-нататъшна експлоатация, модернизация и евентуална защита при приемане или спор.