URS – Brugerspecifikation af krav

URS – User Requirements Specification, dvs. brugerspecifikation, er fundamentet for ethvert projekt i den farmaceutiske industri, der gennemføres i overensstemmelse med principperne i God Fremstillingspraksis (GMP). URS er et formelt dokument, hvor slutbrugeren detaljeret definerer sine krav og forventninger til et nyt system, udstyr eller en proces. I den farmaceutiske branche – en af de mest strengt regulerede – sikrer en korrekt udarbejdet URS, at den designede installation eller maskine opfylder alle kriterier for kvalitet, sikkerhed og overholdelse af lovgivningen. Med andre ord omsætter URS forretningsmæssige og driftsmæssige behov til konkrete tekniske krav, som skal realiseres i projektet.

URS – User Requirements Specification – hvad er det?

URS – User Requirements Specification fastlægger de centrale krav til et nyt system i overensstemmelse med GMP.

URS – User Requirements Specification er et struktureret dokument, der beskriver alle væsentlige behov og funktionaliteter, som slutbrugeren forventer af det planlagte system eller udstyr. Sagt mere enkelt: URS er en samling krav, der er nødvendige for at skabe en løsning, som fuldt ud opfylder systemets tiltænkte formål og anvendelse. Dokumentet omfatter både krav fra ejeren og de fremtidige operatører samt projektets ingeniørmæssige forudsætninger, så der fra starten fastlægges klare succeskriterier.

I farmaceutisk produktion har URS særlig betydning, fordi det udgør udgangspunktet for design og efterfølgende kvalificering og validering af systemet. I henhold til retningslinjerne i EU GMP Annex 15 (kvalificering og validering) skal specifikationen for nyt udstyr eller et nyt system defineres i URS, og alle krav heri skal verificeres i forbindelse med designkvalificeringen (Design Qualification, DQ). Det betyder, at ingen væsentlig brugerforventning må overses – gennem hele udstyrets livscyklus er URS referencepunktet, der sikrer, at den endelige løsning reelt opfylder kravene fra både kunden og myndighederne. Ingeniører og kvalitetsspecialister understreger ofte, at URS-dokumentet er fundamentet for maskin- eller systemprojektet: Det er på baggrund af URS, at man planlægger accepttest og hele valideringen for at bekræfte, at forudsætningerne samt GMP-kravene er opfyldt.

Indhold i URS

En god URS bør være omfattende, entydig og verificerbar. Det betyder, at hvert enkelt krav efterfølgende kan kontrolleres (fx under FAT/SAT eller ved kvalificering IQ/OQ/PQ). Omfanget af brugerspecifikationen kan variere afhængigt af projekttypen (produktionslinje, enkeltmaskine, IT-system osv.), men omfatter typisk følgende områder:

• Funktionelle krav – En præcis beskrivelse af de funktioner og operationer, som systemet skal udføre. På dette trin beskriver brugeren, hvad systemet skal gøre (fx typer af procesoperationer, handlingssekvenser, driftstilstande). For eksempel vil et funktionelt krav til en maskine, der fylder ampuller, være evnen til automatisk at dosere en bestemt væskevolumen i beholdere med en fastsat nøjagtighed.
• Ydelseskrav – Fastlæggelse af den forventede kapacitet og effektivitet. Brugeren specificerer bl.a. den ønskede produktionshastighed (fx hvor mange enheder pr. time), acceptable cyklustider, kvalitetsindikatorer (yield) eller operationel tilgængelighed. Ydelseskrav bør være målbare – fx kapacitet minimum 5000 tabletter i timen ved en linjetilgængelighed på 98%. Dermed kan man verificere, om det færdige system opfylder disse kriterier.
• Krav til sikkerhed og kvalitet – Alle forhold relateret til produktsikkerhed og operatørsikkerhed. I farmaci vil krav til renhed og sterilitet være centrale (fx renhedsklasse for rum A, B, C eller D i henhold til GMP), anvendelse af materialer godkendt til kontakt med lægemiddelproduktet (fx 316L-stål, FDA-pakninger) samt foranstaltninger til at forebygge krydskontaminering. Derudover skal URS omfatte arbejdssikkerhed – fx nødvendige afskærmninger, interlocks og andre elementer i overensstemmelse med reglerne for maskinsikkerhed. Alle disse retningslinjer sikrer, at løsningen er sikker og i overensstemmelse med principperne for Hygienic Design samt kvalitetsstandarder.
• Regulatoriske krav (overholdelse af regler) – I den farmaceutiske branche er det afgørende at opfylde lovkrav og standarder. URS bør derfor indeholde henvisninger til gældende regulering, som systemet skal overholde. Det omfatter først og fremmest GMP-principper, men også fx Maskindirektivet 2006/42/EC (krav til maskinsikkerhed) samt dets efterfølger, Forordning (EU) 2023/1230. Hvis projektet vedrører et styresystem, er det relevant i URS at medtage krav til overensstemmelse med FDA’s 21 CFR Part 11 (for elektroniske systemer) eller retningslinjerne GAMP5. Alle disse regulatoriske krav skal være tydeligt specificeret, så designere og leverandører har dem for øje fra projektets start.

Ud over ovenstående indeholder Specifikation af brugerkrav ofte også andre afsnit, såsom: miljøkrav (fx driftsområde for temperatur og luftfugtighed for udstyr, hvis relevant), krav til integration (fx behov for samspil med eksisterende SCADA-systemer eller FEM, kommunikationsprotokoller, brugergrænseflader), service- og vedligeholdelseskrav (fx forventet driftssikkerhed, nem rengøring og vedligeholdelse, adgang til reservedele) samt uddannelse og dokumentation (hvilke brugervejledninger, procedurer og træningsforløb der skal leveres sammen med systemet). Det er vigtigt, at alle disse krav formuleres aktivt og entydigt uden passivkonstruktioner – så der ikke opstår fortolkningstvivl for hverken leverandører eller auditører, der kontrollerer udstyrets overensstemmelse med URS.

Hvordan udarbejder man URS?

Udarbejdelsen af Specifikation af brugerkrav bør være en struktureret teamproces. Selvom det er brugeren (fx en farmaceutisk virksomhed), der har ansvaret for at formulere URS, deltager specialister fra forskellige afdelinger i praksis, og ofte også teknologileverandører i en rådgivende rolle. Her er de vigtigste trin i udarbejdelsen af URS:

1. Identifikation af brugernes behov – Først skal der indsamles information fra alle kommende brugere og interessenter om deres behov, forventninger og begrænsninger. Det betyder samtaler med produktionsoperatører, procesteknologer, kvalitetsafdelingen, vedligehold, og endda med indkøb eller sikkerhed. Målet er at forstå, hvad systemet skal opnå, og hvilke problemer det skal løse. På dette trin er det en god idé ikke at filtrere forslag – det er bedre at notere alle krav og først foretage en eventuel udvælgelse eller præcisering i næste skridt.
2. Analyse og konsultation med interessenter – På baggrund af de indsamlede oplysninger udarbejdes en foreløbig kravliste. Nu bør den valideres i fællesskab med alle centrale interessenter. Det kan være, at kvalitetsafdelingen peger på yderligere regulatoriske krav, som produktionen ikke har tænkt på (fx behov for at gennemføre kvalificering IQ/OQ/PQ eller validering af rengøringsmetoder), og at vedligehold gør opmærksom på forhold vedrørende service eller kalibrering. Tværgående konsultationer sikrer, at ingen væsentlige aspekter overses, og at kravene ikke er indbyrdes modstridende.
3. Udarbejdelse af URS-dokumentet – Når listen over behov er afstemt, går man i gang med at nedfælde selve dokumentet. Kravene skal struktureres i logiske kategorier (som beskrevet i forrige afsnit) og tildeles entydige betegnelser eller numre. Krav bør formuleres aktivt og entydigt. I stedet for at skrive passivt: “Temperaturen bør kontrolleres”, er det bedre at skrive: “Systemet kontrollerer temperaturen i processen i intervallet 2–8°C med en nøjagtighed på ±0,5°C”. Den form er klar og verificerbar. Det er også vigtigt at undgå konkrete løsninger i kravene – URS skal beskrive hvad der skal gøres, ikke hvordan. At give frihed i hvordan (altså hos leverandøren og designerne) gør det muligt at finde den optimale tekniske løsning. Hvis brugeren på forhånd fastlåser fx en bestemt enhedsmodel eller teknologi, kan man ubevidst begrænse mulighederne for en bedre løsning.
4. Gennemgang og godkendelse af URS – Det færdige dokument bør underkastes en formel gennemgang. Ideelt set udføres den af repræsentanter fra alle afdelinger, der tidligere har bidraget til kravene, samt beslutningstagere (projektledelse, compliance/regulatorisk afdeling osv.). Formålet med gennemgangen er at fange eventuelle mangler, uklarheder eller forkerte antagelser. Efter indarbejdelse af rettelser følger den officielle godkendelse af URS – dokumentet godkendes af bemyndigede personer (fx lederen af ingeniørafdelingen og kvalitetschefen). Fra dette tidspunkt fungerer URS som arbejdsgrundlag for konstruktører og leverandører. Det er meget vigtigt, at senere ændringer i URS (hvis de viser sig nødvendige) håndteres via en formel change control-procedure – hver ændring skal vurderes i forhold til påvirkning på projektet og godkendes, så sammenhængen i hele valideringsprocessen bevares.

URS og validering samt overholdelse af GMP

Brugerkravspecifikationen afslutter ikke sin rolle, når designarbejdet på udstyret begynder – tværtimod følger den projektet helt frem til overtagelse og endelig kvalificering. I den farmaceutiske industri skal ethvert system gennemgå en formel kvalificerings- og valideringsproces for at bekræfte, at det fungerer i overensstemmelse med forudsætningerne og GMP-kravene. URS er rygraden i denne proces.

Allerede i Design Qualification (DQ)-fasen verificeres det, om det endelige design (tegninger, tekniske specifikationer) opfylder alle krav beskrevet i URS. Hvis et punkt i URS ikke er dækket i designet, er det her, man skal opdage afvigelsen og indføre korrektioner endnu før maskinen bygges. Når udstyret derefter er bygget, gennemgår det IQ-, OQ- og PQ-kvalificering (Installation/Operational/Performance Qualification – installations-, operationel- og proceskvalificering). Hvert af disse trin relaterer sig til URS: under IQ kontrollerer man bl.a., om alle komponenter er installeret i henhold til URS-kravene, under OQ tester man funktioner og alarmer beskrevet i URS, og under PQ – om systemets kapacitet og arbejdskvalitet svarer til de kriterier, der er fastlagt i URS. Med andre ord behandles URS som en tjekliste over kritiske krav, der skal bekræftes officielt under kvalificeringen.

Også accepttest hos leverandøren og på installationsstedet tager udgangspunkt i URS. I den farmaceutiske branche er det standard at gennemføre Factory Acceptance Test (FAT) hos maskinproducenten samt Site Acceptance Test (SAT) efter installation af systemet på anlægget. Begge faser består i en grundig afprøvning af udstyret efter en på forhånd aftalt protokol – og denne protokol udarbejdes netop på baggrund af URS-kravene. Hvis URS f.eks. kræver, at systemet genererer automatiske rapporter over procesforløbet, vil der under FAT/SAT være et testpunkt, der bekræfter, at disse rapporter findes og er korrekte. Bedste praksis (bl.a. beskrevet i det nævnte EU GMP Annex 15) er allerede på FAT/SAT-stadiet at dokumentere, at systemet opfylder alle centrale brugerforudsætninger, før den formelle kvalificering under produktionsforhold påbegyndes. Dermed undgår man overraskelser ved audits og certificering – dokumentationen fra FAT/SAT-testene fungerer som bevis for, at udstyret er leveret i overensstemmelse med kravene.

Det er værd at understrege, at fuld overensstemmelse med URS ikke kun er et internt projektanliggende, men også et myndighedskrav. Auditorer kontrollerer ved audits meget ofte, om der findes en dokumenteret årsags- og virkningskæde fra URS helt frem til valideringsresultaterne. Hvis et bestemt kvalitetskriterium ikke er beskrevet i URS, er det svært at forvente, at det senere bliver omfattet af kvalificeringstest. Derfor skal man ved udarbejdelsen af URS tænke fremadrettet: hvordan vil vi verificere hvert krav? hvem skal verificere det? kan det måles eller auditeres? Denne tilgang, ofte omtalt som “validation by design”, sikrer, at de efterfølgende kvalificeringsfaser allerede er tænkt ind på projektstadiet.

URS – User Requirements Specification er et af de vigtigste dokumenter i projekter, der gennemføres i overensstemmelse med GMP. Det fungerer som en kontrakt mellem brugeren og teknologileverandøren – og præciserer hvad der skal leveres, og hvilke kriterier der skal være opfyldt, for at løsningen kan accepteres. I den krævende farmaceutiske branche sikrer en velskrevet URS en fælles forståelse af projektets mål, minimerer risikoen for fejl eller uoverensstemmelser i forventninger og udgør grundlaget for validering af hele systemet. Ved udarbejdelse af URS bør alle parter involveres, man skal være konkret og entydig, og samtidig huske at efterlade plads til optimale tekniske løsninger. Kun da vil slutresultatet – hvad enten det er en ny produktionslinje, en reaktor, et SCADA-system eller en anden investering – ikke blot være i overensstemmelse med regler og GMP-krav, men først og fremmest opfylde sit forretningsmæssige formål ved at levere et sikkert og effektivt slutprodukt. Alt begynder med veldefinerede krav – altså med en solid URS.