URS – kravspecifikation för användare

URS – User Requirements Specification, det vill säga Specifikation av användarkrav, är grunden för varje projekt inom läkemedelsindustrin som genomförs enligt principerna för God tillverkningssed (GMP). URS är ett formellt dokument där slutanvändaren i detalj definierar sina krav och förväntningar på ett nytt system, en ny utrustning eller en ny process. Inom läkemedelsbranschen – en av de mest rigorösa och reglerade – säkerställer en korrekt framtagen URS att den planerade anläggningen eller maskinen uppfyller alla kriterier för kvalitet, säkerhet och regelefterlevnad. Med andra ord översätter URS affärs- och driftbehov till konkreta tekniska krav som måste uppfyllas i projektet.

URS – User Requirements Specification – vad är det?

URS – User Requirements Specification anger de centrala kraven för ett nytt system i enlighet med GMP.

URS – User Requirements Specification är ett strukturerat dokument som beskriver alla väsentliga behov och funktioner som slutanvändaren förväntar sig av det planerade systemet eller den planerade utrustningen. Enkelt uttryckt är URS en samling krav som behövs för att ta fram en lösning som fullt ut uppfyller systemets avsedda mål och användningsområde. Dokumentet omfattar både krav från ägaren och framtida operatörer samt projektets ingenjörsmässiga förutsättningar, så att tydliga framgångskriterier fastställs redan från början.

I läkemedelsproduktion har URS särskild betydelse, eftersom den utgör utgångspunkt för konstruktion och därefter kvalificering och validering av systemet. Enligt riktlinjerna i EU GMP Annex 15 (kvalificering och validering) ska specifikationen för ny utrustning eller ett nytt system definieras i URS, och alla krav som anges där måste verifieras i samband med designkvalificering (Design Qualification, DQ). Det innebär att inga väsentliga användarförväntningar får utelämnas – genom hela utrustningens livscykel är URS referenspunkten som säkerställer att den slutliga lösningen faktiskt uppfyller både beställarens och myndigheternas krav. Ingenjörer och kvalitetsspecialister betonar ofta att URS-dokumentet är fundamentet för maskinprojektet eller systemet: utifrån det planeras acceptanstester och hela valideringen för att bekräfta att antaganden och GMP-krav uppfylls.

Innehåll i URS

En bra URS ska vara heltäckande, entydig och verifierbar. Det innebär att varje ställt krav senare går att kontrollera (t.ex. under FAT/SAT eller vid kvalificering IQ/OQ/PQ). Omfattningen av Specifikation av användarkrav kan variera beroende på projekttyp (produktionslinje, enskild maskin, IT-system etc.), men den omfattar vanligtvis följande områden:

• Funktionella krav – En detaljerad beskrivning av vilka funktioner och moment systemet ska utföra. I detta skede beskriver användaren vad systemet ska göra (t.ex. typer av processteg, åtgärdssekvenser, driftlägen). Exempelvis kan ett funktionellt krav för en maskin som fyller ampuller vara förmågan att automatiskt dosera en specificerad vätskevolym i behållare med angiven noggrannhet.
• Prestandakrav – Fastställande av förväntad kapacitet och effektivitet. Användaren preciserar bl.a. mål för produktionstakt (t.ex. antal enheter per timme), tillåtna cykeltider, kvalitetsmått (yield) eller operativ tillgänglighet. Prestandakraven ska vara mätbara – t.ex. kapacitet minst 5000 tabletter per timme vid linjetillgänglighet 98%. Då går det att verifiera om det färdiga systemet uppfyller dessa kriterier.
• Säkerhets- och kvalitetskrav – Alla aspekter kopplade till produkt- och operatörssäkerhet. Inom läkemedelsindustrin är kraven på renhet och sterilitet centrala (t.ex. renhetsklass för rum A, B, C eller D enligt GMP), användning av material godkända för kontakt med läkemedelsprodukt (t.ex. 316L-stål, FDA-packningar) samt åtgärder för att förebygga korskontaminering. Dessutom måste URS omfatta arbetsmiljösäkerhet – t.ex. nödvändiga skydd, förreglingar och andra komponenter i enlighet med regler för maskinsäkerhet. Alla dessa riktlinjer gör att lösningen blir säker och förenlig med principerna för Hygienic Design samt kvalitetsstandarder.
• Regulatoriska krav (regelefterlevnad) – I läkemedelsbranschen är det avgörande att uppfylla lagkrav och standarder. URS bör därför innehålla hänvisningar till gällande regelverk som systemet måste uppfylla. Dit hör framför allt GMP-principerna, men också t.ex. Maskindirektivet 2006/42/EC (krav på maskinsäkerhet) samt dess efterföljare, Förordning (EU) 2023/1230. Om projektet avser ett styrsystem är det lämpligt att i URS ta med krav på överensstämmelse med FDA:s 21 CFR Part 11 (för elektroniska system) eller riktlinjerna GAMP5. Alla dessa regulatoriska krav måste specificeras tydligt, så att konstruktörer och leverantörer tar hänsyn till dem redan från projektstart.

Utöver ovanstående innehåller en Specifikation av användarkrav ofta även andra avsnitt, såsom: miljökrav (t.ex. temperatur- och fuktighetsintervall för utrustningens drift, om relevant), krav på integration (t.ex. behov av samverkan med befintliga SCADA-system eller system för tillverkningsutförande, kommunikationsprotokoll, användargränssnitt), service- och underhållskrav (t.ex. förväntad driftsäkerhet, enkelhet vid rengöring och underhåll, tillgång till reservdelar) samt utbildning och dokumentation (vilka bruksanvisningar, procedurer och utbildningar som måste levereras tillsammans med systemet). Det är viktigt att alla dessa krav formuleras aktivt och entydigt, utan passiv form – så att det inte uppstår tolkningsutrymme vare sig för leverantörer eller för revisorer som kontrollerar att utrustningen överensstämmer med URS.

Hur tar man fram URS?

Att ta fram en Specifikation av användarkrav bör vara en strukturerad process i team. Även om det är användaren (t.ex. ett läkemedelsföretag) som ansvarar för att formulera URS, deltar i praktiken specialister från olika avdelningar och ofta även teknikleverantörer i en rådgivande roll. Här är de viktigaste stegen för att ta fram URS:

1. Identifiering av användarnas behov – Inledningsvis behöver man samla in information från alla framtida användare och intressenter om deras behov, förväntningar och begränsningar. Det innebär samtal med produktionsoperatörer, processtekniker, kvalitetsavdelningen, underhåll, och även med inköp eller säkerhetsfunktionen. Målet är att förstå vad systemet ska uppnå och vilka problem det ska lösa. I det här skedet är det bra att inte filtrera idéer – det är bättre att notera alla krav och göra eventuell selektering eller förtydligande i nästa steg.
2. Analys och samråd med intressenter – Utifrån den insamlade informationen tar man fram en preliminär kravlista. Nu är det lämpligt att verifiera den tillsammans med alla nyckelintressenter. Det kan hända att kvalitetsavdelningen pekar på ytterligare regulatoriska krav som produktionen inte tänkt på (t.ex. behov av att genomföra kvalificering IQ/OQ/PQ eller validering av rengöringsmetoder), och att underhållsavdelningen uppmärksammar frågor kring service eller kalibrering. Tvärfunktionella samråd gör att man kan säkerställa att ingen viktig aspekt förbises och att kraven inte motsäger varandra.
3. Framtagning av URS-dokumentet – När listan över behov är förankrad går man vidare med att skriva själva dokumentet. Kraven ska struktureras i logiska kategorier (som beskrivits i föregående avsnitt) och ges unika beteckningar eller nummer. Kraven bör formuleras aktivt och entydigt. Till exempel, i stället för att skriva passivt: ”Temperaturen ska kontrolleras”, är det bättre att skriva: ”Systemet kontrollerar temperaturen i processen inom intervallet 2–8°C med noggrannheten ±0,5°C”. En sådan formulering är tydlig och verifierbar. Det är också viktigt att undvika konkreta lösningar i kraven – URS ska ange vad som ska göras, inte hur. Att lämna frihet i hur (dvs. på leverantörens och konstruktörernas sida) gör det möjligt att hitta den optimala tekniska lösningen. Om användaren i förväg låser sig vid t.ex. en viss utrustningsmodell eller teknik kan man omedvetet begränsa möjligheten till en bättre lösning.
4. Granskning och godkännande av URS – Det färdiga dokumentet bör genomgå en formell granskning. Helst ska den göras av representanter från alla avdelningar som tidigare varit involverade i kraven, samt av beslutsfattare (projektledning, compliance/regulatorisk funktion etc.). Syftet med granskningen är att fånga upp eventuella luckor, oklarheter eller felaktiga antaganden. Efter att korrigeringar införts sker officiellt godkännande av URS – dokumentet fastställs av behöriga personer (t.ex. chef för ingenjörsavdelningen och kvalitetschef). Från och med då blir URS en arbetsgrund för konstruktörer och leverantörer. Det är mycket viktigt att senare ändringar i URS (om de visar sig nödvändiga) omfattas av en formell change control-procedur – varje ändring ska bedömas avseende påverkan på projektet och godkännas, så att hela valideringsprocessen förblir sammanhållen.

URS och validering samt efterlevnad av GMP

Användarkravspecifikationen avslutar inte sin roll när konstruktionen av utrustningen påbörjas – tvärtom, den följer projektet ända fram till mottagningskontroller och slutlig kvalificering. I läkemedelsindustrins verklighet måste varje system genomgå en formell kvalificerings- och valideringsprocess för att bekräfta att det fungerar enligt antaganden och GMP-krav. URS är ryggraden i den processen.

Redan i Design Qualification (DQ)-skedet verifierar man att den slutliga designen (ritningar, tekniska specifikationer) uppfyller alla krav som beskrivs i URS. Om någon punkt i URS inte har täckts i designen är detta rätt tillfälle att upptäcka avvikelsen och införa korrigeringar redan innan maskinen byggs. Därefter, när utrustningen är byggd, går den igenom kvalificeringarna IQ, OQ, PQ (Installation/Operational/Performance Qualification – installations-, operativ och processkvalificering). Var och en av dessa faser relaterar till URS: under IQ kontrollerar vi bl.a. att alla komponenter har installerats i enlighet med URS-kraven, under OQ testar vi funktioner och larm som beskrivs i URS, och under PQ – att systemets kapacitet och arbetskvalitet motsvarar de kriterier som fastställts i URS. Med andra ord behandlas URS som en checklista över kritiska krav som måste bekräftas officiellt under kvalificeringen.

Även acceptanstester hos leverantören och på installationsplatsen utgår från URS. Inom läkemedelsindustrin är det standard att genomföra Factory Acceptance Test (FAT) hos maskintillverkaren samt Site Acceptance Test (SAT) efter att systemet har installerats i anläggningen. Båda dessa steg innebär att utrustningen testas grundligt enligt ett i förväg överenskommet protokoll – och detta protokoll tas fram just med utgångspunkt i URS-kraven. Om URS till exempel kräver att systemet ska generera automatiska rapporter över processförloppet, kommer FAT/SAT att innehålla en testpunkt som bekräftar att dessa rapporter finns och är korrekta. Bästa praxis (bl.a. beskriven i den nämnda EU GMP Annex 15) är att redan under FAT/SAT visa att systemet uppfyller alla centrala användarantaganden, innan den formella kvalificeringen i produktionsmiljö påbörjas. På så sätt undviker man överraskningar vid inspektioner och certifiering – dokumentationen från FAT/SAT utgör bevis för att utrustningen har levererats i enlighet med kraven.

Det är viktigt att understryka att full överensstämmelse med URS inte bara är en intern projektfråga, utan också ett regulatoriskt krav. Vid inspektioner kontrollerar revisorer mycket ofta att det finns en dokumenterad orsak–verkan-kedja från URS hela vägen till valideringsresultaten. Om ett visst kvalitetskriterium inte har dokumenterats i URS är det svårt att förvänta sig att det senare ska omfattas av kvalificeringstesterna. Därför behöver man, när man tar fram URS, tänka framåtblickande: hur ska vi kontrollera varje krav? vem ska verifiera det? går det att mäta eller revidera? Ett sådant arbetssätt, ofta kallat “validation by design”, säkerställer att vi redan i projektfasen tar höjd för de senare kvalificeringsstegen.

URS – User Requirements Specification är ett av de viktigaste dokumenten i projekt som genomförs enligt GMP. Det fungerar som ett kontrakt mellan användaren och teknikleverantören – och anger vad som ska levereras och vilka kriterier som måste uppfyllas för att lösningen ska godkännas. I den krävande läkemedelsbranschen skapar en välskriven URS en gemensam förståelse för projektets mål, minimerar risken för fel eller missmatchade förväntningar och utgör grunden för validering av hela systemet. När URS tas fram bör alla parter involveras, kraven vara konkreta och entydiga, samtidigt som man kommer ihåg att lämna utrymme för optimala tekniska lösningar. Först då kommer slutresultatet – oavsett om det handlar om en ny produktionslinje, en reaktor, ett SCADA-system eller en annan investering – inte bara att vara förenligt med regelverk och GMP-krav, utan framför allt att uppfylla sitt affärssyfte genom att leverera en säker och effektiv slutprodukt. Allt börjar med väl definierade krav – alltså med en robust URS.