URS – Specifica dei requisiti utente

URS – User Requirements Specification, ovvero la Specifica dei Requisiti dell’Utente, è il fondamento di ogni progetto nell’industria farmaceutica condotto secondo i principi delle Good Manufacturing Practice (GMP). L’URS è un documento formale in cui l’utente finale definisce in modo dettagliato i propri requisiti e le proprie aspettative nei confronti di un nuovo sistema, apparecchiatura o processo. Nel settore farmaceutico – tra i più rigorosi e regolamentati – un’URS redatta correttamente garantisce che l’impianto o la macchina in progettazione soddisfi tutti i criteri di qualità, sicurezza e conformità normativa. In altre parole, l’URS traduce le esigenze di business e operative in requisiti tecnici concreti, che devono essere realizzati durante il progetto.

URS – User Requirements Specification – che cos’è?

URS – User Requirements Specification definisce i requisiti chiave del nuovo sistema in conformità con le GMP.

URS – User Requirements Specification è un documento strutturato che descrive tutte le esigenze e le funzionalità rilevanti che l’utente finale si aspetta dal sistema o dall’apparecchiatura pianificati. In termini più semplici, l’URS è l’insieme dei requisiti necessari per realizzare una soluzione che soddisfi pienamente lo scopo e la destinazione d’uso del sistema. Il documento include sia i requisiti del proprietario e dei futuri operatori, sia i vincoli ingegneristici del progetto, così da definire fin dall’inizio criteri di successo chiari.

Nell’ambiente della produzione farmaceutica l’URS riveste un’importanza particolare, perché costituisce il punto di partenza per la progettazione e, successivamente, per la qualificazione e la convalida del sistema. In base alle linee guida EU GMP Annex 15 (qualificazione e convalida), la specifica per nuove attrezzature o sistemi dovrebbe essere definita nell’URS e tutti i requisiti in esso contenuti devono essere verificati nella fase di qualificazione del progetto (Design Qualification, DQ). Ciò significa che nessuna aspettativa rilevante dell’utente può essere trascurata: dall’inizio alla fine del ciclo di vita dell’apparecchiatura, l’URS è il riferimento che assicura che la soluzione finale soddisfi effettivamente i requisiti del committente e delle autorità regolatorie. Ingegneri e specialisti qualità sottolineano spesso che il documento URS è la base del progetto della macchina o del sistema: su di esso si pianificano i test di accettazione e l’intera convalida, per confermare il rispetto delle assunzioni e dei requisiti GMP.

Contenuti dell’URS

Un buon URS dovrebbe essere completo, univoco e verificabile. Ciò significa che ogni requisito definito può essere controllato in seguito (ad es. durante i test FAT/SAT o nelle qualifiche IQ/OQ/PQ). L’ambito della Specifica dei Requisiti dell’Utente può variare a seconda del tipo di progetto (linea di produzione, singola macchina, sistema IT ecc.), ma in genere comprende le seguenti aree:

• Requisiti funzionali – Descrizione dettagliata delle funzioni e delle operazioni che il sistema deve svolgere. In questa fase l’utente descrive che cosa deve fare il sistema (ad es. tipologie di operazioni di processo, sequenze di azioni, modalità di funzionamento). Per esempio, per una macchina riempitrice di fiale, un requisito funzionale sarà la capacità di dosare automaticamente un determinato volume di liquido nei contenitori con l’accuratezza richiesta.
• Requisiti prestazionali – Definizione delle prestazioni e dell’efficienza attese. L’utente specifica, tra l’altro, la velocità di produzione target (ad es. quante unità di prodotto all’ora), i tempi ciclo ammessi, gli indicatori di qualità (yield) o la disponibilità operativa. I requisiti prestazionali devono essere misurabili, ad es. produttività minima di 5000 compresse all’ora con disponibilità della linea del 98%. In questo modo sarà possibile verificare se il sistema finito soddisfa tali criteri.
• Requisiti di sicurezza e qualità – Tutti gli aspetti legati alla sicurezza del prodotto e degli operatori. In ambito farmaceutico sono fondamentali i requisiti relativi a pulizia e sterilità (ad es. classe di pulizia del locale A, B, C o D secondo GMP), l’impiego di materiali idonei al contatto con il medicinale (ad es. acciaio 316L, guarnizioni FDA) e le misure per prevenire la contaminazione crociata. Inoltre, l’URS deve includere la sicurezza sul lavoro, ad es. ripari, interblocchi e altri elementi conformi alle prescrizioni in materia di sicurezza delle macchine. Tutte queste indicazioni faranno sì che la soluzione sia sicura e conforme ai principi di Hygienic Design e alle norme di qualità.
• Requisiti regolatori (conformità normativa) – Nel settore farmaceutico è estremamente importante rispettare requisiti di legge e standard. L’URS dovrebbe quindi includere riferimenti alle normative applicabili a cui il sistema deve essere conforme. Tra queste rientrano soprattutto le GMP, ma anche, ad esempio, la Direttiva Macchine 2006/42/CE (requisiti di sicurezza delle macchine) e il suo successore, il Regolamento (UE) 2023/1230. Se il progetto riguarda un sistema di controllo, nell’URS è opportuno includere i requisiti di conformità a 21 CFR Part 11 della FDA (per i sistemi elettronici) o le linee guida GAMP5. Tutti questi requisiti regolatori devono essere specificati con chiarezza, affinché progettisti e fornitori li considerino fin dall’inizio del progetto.

Oltre a quanto sopra, la Specifica dei Requisiti Utente spesso include anche altre sezioni, quali: requisiti ambientali (ad es. intervallo di temperatura e umidità di esercizio delle apparecchiature, se rilevante), requisiti di integrazione (ad es. necessità di interfacciarsi con sistemi esistenti SCADA o sistemi di esecuzione della produzione, protocolli di comunicazione, interfacce utente), requisiti di assistenza e manutenzione (ad es. affidabilità attesa, facilità di pulizia e manutenzione, disponibilità di ricambi) e formazione e documentazione (quali manuali d’uso, procedure e training devono essere forniti insieme al sistema). È importante che tutti questi requisiti siano formulati in modo attivo e univoco, evitando la forma passiva, così da non lasciare margini di interpretazione né ai fornitori né agli auditor che verificano la conformità dell’apparecchiatura all’URS.

Come preparare l’URS?

La preparazione della Specifica dei Requisiti Utente dovrebbe essere un processo strutturato e di squadra. Sebbene sia l’utente (ad es. un’azienda farmaceutica) a essere responsabile della redazione dell’URS, nella pratica vi partecipano specialisti di diversi reparti e, non di rado, anche i fornitori di tecnologia in qualità di consulenti. Ecco i passaggi chiave per la stesura dell’URS:

1. Identificazione delle esigenze degli utenti – All’inizio è necessario raccogliere da tutti i futuri utenti e stakeholder informazioni su esigenze, aspettative e vincoli. Questo significa confrontarsi con gli operatori di produzione, i tecnologi, il reparto qualità, la manutenzione, e persino con l’ufficio acquisti o la funzione sicurezza. L’obiettivo è capire che cosa il sistema deve ottenere e quali problemi deve risolvere. In questa fase è bene non filtrare le idee: meglio annotare tutti i requisiti e rimandare l’eventuale selezione o precisazione al passaggio successivo.
2. Analisi e consultazione con gli stakeholder – Sulla base delle informazioni raccolte si crea un elenco preliminare dei requisiti. A questo punto conviene verificarlo insieme a tutti gli stakeholder chiave. È possibile che il reparto qualità evidenzi ulteriori requisiti regolatori a cui la produzione non aveva pensato (ad es. la necessità di eseguire le qualifiche IQ/OQ/PQ o la convalida dei metodi di pulizia), mentre la manutenzione richiamerà l’attenzione su aspetti di manutenzione o taratura. Le consultazioni interfunzionali consentono di assicurarsi che nessun aspetto importante venga trascurato e che i requisiti non siano tra loro in conflitto.
3. Redazione del documento URS – Una volta concordato l’elenco delle esigenze, si passa alla stesura del documento vero e proprio. Occorre organizzare i requisiti in categorie logiche (come descritto nella sezione precedente) e assegnare a ciascuno un identificativo o un numero univoco. I requisiti dovrebbero essere formulati in modo attivo e univoco. Per esempio, invece di scrivere in forma passiva: “La temperatura dovrebbe essere controllata”, è preferibile: “Il sistema controlla la temperatura di processo nell’intervallo 2–8°C con accuratezza ±0,5°C”. Questa formulazione è chiara e verificabile. È inoltre importante evitare soluzioni specifiche nei requisiti: l’URS deve indicare che cosa deve essere fatto, non come. Lasciare libertà sul come (cioè al fornitore e ai progettisti) permette di individuare la soluzione tecnica ottimale. Se l’utente impone a priori, ad esempio, un modello specifico di apparecchiatura o una tecnologia, può inconsapevolmente limitare la possibilità di adottare una soluzione migliore.
4. Revisione e approvazione dell’URS – Il documento finale dovrebbe essere sottoposto a una revisione formale. Idealmente, la revisione viene svolta dai rappresentanti di tutti i reparti coinvolti in precedenza nella definizione dei requisiti, oltre che dalle figure decisionali (responsabili di progetto, funzione compliance/regolatorio, ecc.). Lo scopo della revisione è individuare eventuali lacune, ambiguità o assunzioni errate. Dopo l’inserimento delle correzioni si procede con l’approvazione ufficiale dell’URS, ossia la convalida del documento da parte delle persone autorizzate (ad es. il responsabile dell’ingegneria e il responsabile qualità). Da questo momento l’URS diventa la base di lavoro per progettisti e fornitori. È fondamentale che eventuali modifiche successive all’URS (se necessarie) siano gestite tramite una procedura formale di change control: ogni modifica deve essere valutata per l’impatto sul progetto e approvata, così da mantenere la coerenza dell’intero processo di convalida.

URS, convalida e conformità alle GMP

La Specifica dei Requisiti Utente non esaurisce il proprio ruolo all’avvio della progettazione dell’apparecchiatura: al contrario, accompagna il progetto fino alla fase di collaudo e qualificazione finale. Nel contesto dell’industria farmaceutica, ogni sistema deve superare un processo formale di qualificazione e convalida per confermare che funzioni secondo le premesse e le prescrizioni GMP. L’URS è la spina dorsale di questo processo.

Già nella fase di Design Qualification (DQ) si verifica se il progetto finale (disegni, specifiche tecniche) soddisfa tutti i requisiti descritti nell’URS. Se un qualsiasi punto dell’URS non è stato recepito nel progetto, questo è il momento di intercettare la non conformità e introdurre correzioni ancora prima della costruzione della macchina. Successivamente, quando l’apparecchiatura è stata costruita, passa attraverso le qualifiche IQ, OQ, PQ (Installation/Operational/Performance Qualification – Qualifica di Installazione, Operativa e di Prestazione). Ciascuna di queste fasi fa riferimento all’URS: durante l’IQ verifichiamo, tra l’altro, che tutti i componenti siano stati installati in conformità ai requisiti dell’URS; durante l’OQ testiamo le funzioni e gli allarmi descritti nell’URS; durante la PQ verifichiamo che le prestazioni e la qualità di funzionamento del sistema corrispondano ai criteri stabiliti nell’URS. In altre parole, l’URS viene trattato come una checklist dei requisiti critici che devono essere ufficialmente confermati durante la qualificazione.

Anche i test di accettazione presso il fornitore e nel sito di installazione si basano sull’URS. Nel settore farmaceutico è prassi eseguire il Factory Acceptance Test (FAT) presso il costruttore della macchina e il Site Acceptance Test (SAT) dopo l’installazione del sistema nello stabilimento. Entrambe le fasi consistono nel collaudo completo dell’apparecchiatura secondo un protocollo concordato in precedenza – protocollo che viene redatto proprio sulla base dei requisiti dell’URS. Per esempio, se l’URS richiede che il sistema generi report automatici sull’andamento del processo, durante FAT/SAT sarà previsto un punto di prova che confermi la presenza e la correttezza di tali report. La migliore prassi (riportata, tra l’altro, nel citato Allegato 15 EU GMP) è dimostrare già in fase FAT/SAT che il sistema soddisfa tutte le principali esigenze dell’utente, prima di avviare la qualificazione formale in condizioni di produzione. In questo modo si evitano sorprese durante audit e certificazioni – la documentazione dei test FAT/SAT costituisce una prova che l’apparecchiatura è stata realizzata in conformità ai requisiti.

È importante sottolineare che la piena conformità all’URS non è solo un aspetto interno del progetto, ma anche un requisito delle autorità regolatorie. Durante gli audit, gli auditor verificano molto spesso che esista una catena documentata di causa-effetto dall’URS fino ai risultati della convalida. Se un determinato criterio di qualità non è stato riportato nell’URS, è difficile aspettarsi che diventi poi oggetto di test di qualificazione. Per questo, nella redazione dell’URS bisogna ragionare in prospettiva: come verificheremo ogni requisito? chi lo convaliderà? è misurabile o auditabile? Questo approccio, spesso definito “validation by design”, garantisce che già in fase di progettazione si tengano in considerazione le successive fasi di qualificazione.

URS – User Requirements Specification è uno dei documenti più importanti nei progetti realizzati secondo GMP. Svolge il ruolo di contratto tra l’utente e il fornitore della tecnologia – definisce con precisione che cosa deve essere fornito e quali criteri devono essere soddisfatti affinché la soluzione venga accettata. Nel settore farmaceutico, particolarmente esigente, un URS ben scritto assicura una comprensione condivisa dell’obiettivo del progetto, riduce al minimo il rischio di errori o di disallineamento delle aspettative e costituisce la base per la convalida dell’intero sistema. Nella preparazione dell’URS è necessario coinvolgere tutte le parti, essere specifici e univoci e, al tempo stesso, ricordarsi di lasciare spazio a soluzioni tecniche ottimali. Solo così il risultato finale – che si tratti di una nuova linea produttiva, di un reattore, di un sistema SCADA o di un altro investimento – sarà non solo conforme alle norme e ai requisiti GMP, ma soprattutto raggiungerà l’obiettivo di business, fornendo un prodotto finale sicuro ed efficace. Tutto parte da requisiti ben definiti – quindi da un URS solido.