Hinweis: Dieser Beitrag beruht auf der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Er ersetzt keine Rechtsberatung und dient der praxisnahen Orientierung für Unternehmen.

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Einleitung und Kontext für Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230

Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 stellt die Regeln für Sicherheit und Compliance im EU-Binnenmarkt neu auf. Wer Maschinen oder verbundene Produkte aus Drittstaaten in die EU bringt, übernimmt als Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 eine zentrale Rolle für Schutz, Dokumentation und Marktüberwachung. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Ihre Sorgfaltspflichten strukturiert erfüllen, Risiken begrenzen und Produkte rechtssicher in Verkehr bringen.

Geltungsbereich und zentrale Begriffe

Wer ist ein Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230?

Als Einführer gilt jede natürliche oder juristische Person mit Sitz in der EU, die ein unter die Verordnung fallendes Produkt aus einem Drittland erstmals auf dem Unionsmarkt bereitstellt. Das kann ein Unternehmen oder eine Einzelperson mit Gewerbe sein. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Funktion im Vertriebskanal: Wer als erstes Glied in der EU auftritt, handelt als Einführer.

Maschinen, verbundene Produkte und unvollständige Maschinen

Die Verordnung definiert die betroffenen Produktarten präzise. Sie erfassen:

Maschinen: Einheiten mit mindestens einem beweglichen Teil und eigenem Antrieb (nicht allein Muskelkraft), funktionsbereit für eine bestimmte Anwendung. Software und digitale Aspekte können sicherheitsrelevant sein.
Verbundene Produkte: Auswechselbare Ausrüstungen, Sicherheitsbauteile, Lastaufnahmemittel und weiteres Zubehör mit Sicherheitsfunktion.
Unvollständige Maschinen: Baugruppen, die für sich allein keine bestimmte Funktion erfüllen, sondern für den Einbau in eine andere Maschine gedacht sind.

Sie müssen die Produktkategorie eindeutig bestimmen, weil davon Verfahren, Dokumente und Kennzeichnungen abhängen. Falsche Einordnung führt schnell zu Verzögerungen, Nachforderungen der Marktüberwachung und erhöhtem Haftungsrisiko.

Pflichten für Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 nach Artikel 13

Artikel 13 adressiert Einführer von Maschinen und verbundenen Produkten. Sie dürfen nur konforme Produkte in Verkehr bringen und müssen vorab prüfen, ob der Hersteller seine Hausaufgaben erledigt hat. Der folgende Überblick dient als pragmatische Checkliste.

Kernanforderungen an den Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230

Konformität sicherstellen: Prüfen Sie, ob der Hersteller die passende Konformitätsbewertung durchgeführt hat (Modul A, B+C, G oder H). Stimmen CE-Kennzeichnung, EU-Konformitätserklärung und Produktidentität überein?
Eigene Kontaktdaten anbringen: Bringen Sie Name, eingetragene Handelsbezeichnung/Marke, Postanschrift und elektronische Kontaktdaten am Produkt an. Geht das aus technischen Gründen nicht, weichen Sie auf Verpackung oder Begleitdokumente aus.
Anleitungen und Sicherheitshinweise sicherstellen: Stellen Sie die vollständigen, aktuellen Anleitungen und Informationen zur Verfügung – in der/den Amtssprache(n) des Bestimmungslandes.
Transport und Lagerung steuern: Halten Sie Bedingungen ein, die die Konformität nicht beeinträchtigen (z. B. Schutz vor Feuchte, Stößen, falscher Handhabung).
Monitoring und Abhilfe: Entdecken Sie eine (vermutete) Nichtkonformität, bringen Sie das Produkt nicht in Verkehr. Laufen bereits Lieferungen, ergreifen Sie umgehend Korrekturmaßnahmen und informieren Sie die zuständigen Behörden, wenn ein Risiko besteht.
Dokumente bereithalten: Bewahren Sie eine Kopie der EU-Konformitätserklärung mindestens zehn Jahre ab Inverkehrbringen auf und ermöglichen Sie der Behörde Einsicht in die technische Dokumentation.

Kennzeichnung, Kontaktangaben und Sprachanforderungen

Bringen Sie Ihre Identität sichtbar, lesbar und dauerhaft an. Stimmen Sie die Form mit dem Produktdesign ab, ohne die Lesbarkeit zu opfern. Achten Sie bei Anleitungen und Sicherheitshinweisen konsequent auf die geforderte(n) Amtssprache(n); fehlende Übersetzungen sind ein häufiger Beanstandungsgrund.

Aufbewahrung, Rückverfolgbarkeit und Datenabruf

Für die Marktüberwachung müssen Sie Lieferkette und Abnehmer benennen können. Halten Sie diese Informationen in einem Transaktionsregister mindestens zehn Jahre bereit. Richten Sie zudem Prozesse ein, um auf Anforderung relevante Teile der technischen Unterlagen – in Ausnahmefällen auch Logik/Quelltext sicherheitsrelevanter Software – zügig zugänglich zu machen.

Pflichten für Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 nach Artikel 14

Bei unvollständigen Maschinen passen die Pflichten an die Einbausituation an. Prüfen Sie, ob die Montageanleitung vorliegt und eine Unions-Einbauerklärung beiliegt. Stellen Sie Ihre Kontaktdaten bereit, sichern Sie Transport und Lagerung ab und halten Sie die Unterlagen analog zu Artikel 13 vor.

Was ändert sich für Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230?

Die Verordnung präzisiert Pflichten stärker als die alte Richtlinie 2006/42/EG. Sie führt digitale Dokumentation, Softwareaspekte und klare Aufbewahrungsfristen ausführlicher aus. Einführer müssen Sorgfalt dokumentieren, Prozesse formalisieren und Lieferantenverantwortung vertraglich absichern.

CE-Kennzeichnung, EU-Konformitätserklärung und Sprachen

Der Hersteller bringt die CE-Kennzeichnung an. Sie prüfen, ob sie vorhanden ist, mit dem Produkt übereinstimmt und nicht missbräuchlich verwendet wird. Stimmen Herstellerdaten, Typbezeichnung, Seriennummer und die EU-Konformitätserklärung miteinander überein? Für unvollständige Maschinen gilt statt der Konformitätserklärung die Unions-Einbauerklärung. Stellen Sie sicher, dass Sie die sprachlichen Anforderungen in allen Bestimmungsländern abdecken. Auf Wunsch des Endnutzers müssen Sie Papierunterlagen kostenfrei bereitstellen, auch wenn Sie die Anleitung digital übergeben.

Digitale Anleitungen und Pflicht zur Papierfassung

Digitale Formate sind zulässig, wenn Sie die dauerhafte Verfügbarkeit sicherstellen und sicherheitskritische Hinweise leicht zugänglich bleiben. Planen Sie dennoch die logistische Fähigkeit ein, Papierexemplare zeitnah zu liefern. Stimmen Sie mit dem Hersteller ab, wer die Druckversionen vorhält und in welchen Sprachen.

Marktüberwachung, Abhilfemaßnahmen und Rückrufe

Sie müssen aktiv reagieren, wenn ein Produkt Risiken birgt oder nicht konform ist: Inverkehrbringen stoppen, Bestände sperren, Kunden informieren, Korrekturen oder Rückrufe einleiten und die zuständigen Behörden der betroffenen Mitgliedstaaten benachrichtigen. Dokumentieren Sie jede Maßnahme: Zeitpunkt, Reichweite, betroffene Chargen, technische Ursache, Abstellplan.

Reaktionsplan für Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230

Erkennen: Frühwarnsystem über Reklamationen, Serviceberichte, Lieferantenmeldungen und Prüfstichproben.
Bewerten: Risikoanalyse (Schwere, Eintrittswahrscheinlichkeit, Nutzerkreis) und Entscheidung über Abhilfen.
Handeln: Stoppen, korrigieren, zurückrufen; Informationspakete für Kunden und Behörden aufbereiten.
Nachfassen: Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen, Ursachen nachhaltig abstellen, Dokumentation schließen.

Anpassungen, Integration und die Schwelle der „wesentlichen Veränderung“

Nehmen Sie Änderungen vor, die Funktion oder Sicherheit beeinflussen und die der Hersteller nicht vorgesehen hat, dürfen Behörden dies als wesentliche Veränderung werten. Dann gelten Sie als Hersteller und müssen die volle Konformitätsbewertung in eigener Verantwortung wiederholen – inklusive neuer EU-Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung. Das betrifft mechanische Umbauten ebenso wie Eingriffe in sicherheitsrelevante Steuerungssoftware.

Übergangsfristen und wichtige Stichtage

Die Verordnung ersetzt die Richtlinie 2006/42/EG stufenweise. Einzelne organisatorische Regelungen gelten bereits, der Vollanwendungszeitpunkt für den Großteil der Produkte liegt am 14. Januar 2027. Produkte, die vorher rechtmäßig nach alter Richtlinie in Verkehr kamen, dürfen weiter bereitgestellt werden. Beobachten Sie ergänzende Rechtsakte und potenziell vorgezogene Pflichten für bestimmte Risikokategorien in Anhang I; für einzelne Gruppen greifen sie früher.

Zeitplan für Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230

Ab 2024: Institutionelle Bestimmungen, Notifizierung und Marktaufsicht schärfen den Rahmen. Passen Sie Ihre Prozesse bereits jetzt an.
Ab 2025: Beobachten Sie frühzeitige Anwendung einzelner Pflichten für Anhang-I-Kategorien. Planen Sie Kapazitäten für Zertifizierungen ein.
Ab 14. Januar 2027: Vollumfängliche Anwendung der Maschinenverordnung für das Inverkehrbringen neuer Produkte in der EU.

Dokumentation, Digitalisierung und Software mit Sicherheitsfunktion

Die technische Dokumentation umfasst Beschreibung, Konstruktionsunterlagen, Gefährdungsbeurteilung, Prüfergebnisse und Nachweise zur Konformitätsbewertung. Sie verantwortet der Hersteller; als Einführer sichern Sie den zeitnahen Zugriff für Behörden. Bei sicherheitsrelevanter Software sollten Sie vertraglich klären, wie Sie im Bedarfsfall Logik und – soweit nötig – Quelltext zugänglich machen, ohne Schutzrechte unverhältnismäßig zu gefährden (z. B. Escrow-Modelle).

Datenzugriff der Behörden: Was Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 vorbereiten müssen

Zugriffsprozesse: Benennen Sie intern Verantwortliche und Reaktionszeiten für Anfragen der Marktüberwachung.
Datenhaltung: Halten Sie Erklärungen, Prüfberichte und Konfigurationsstände revisionssicher vor; dokumentieren Sie Softwareversionen.
Lieferantenbindung: Vereinbaren Sie vertraglich, dass der Hersteller die komplette technische Dokumentation aktuell hält und auf Anforderung kooperiert.

Praxis: Checklisten, Verträge und interne Prozesse

Strukturierte Abläufe reduzieren Aufwand, Fehler und Haftungsrisiken. Richten Sie eine belastbare Kette ein: Lieferantenqualifizierung, Wareneingangsprüfung, Dokumentencheck, Sprach- und Kennzeichnungsprüfung, Serienfreigabe, lückenlose Rückverfolgbarkeit, Nachweisarchiv, Monitoring, Abhilfemanagement und Reporting.

Wareneingang-Check: Produkttyp und Varianten prüfen; CE-Kennzeichnung, Typenschild, Hersteller- und Einführerdaten prüfen; Serien-/Chargennummer erfassen.
Dokumenten-Check: EU-Konformitätserklärung (bzw. Einbauerklärung), Anleitungen, Sicherheitsinformationen, ggf. Zertifikate prüfen.
Sprach-Check: Vollständige Übersetzungen für Zielmärkte bestätigen; bei Lücken fachkundig übersetzen lassen.
Transport/Lager: Bedingungen definieren und überwachen; Verantwortlichkeiten klar regeln.
Archiv/IT: Zehnjährige Aufbewahrung technisch und organisatorisch sicherstellen; Versionsmanagement für Software/Anleitungen.
Abweichungen: SOP für Sperrung, Korrektur, Rückruf, Behördenkommunikation vorhalten; regelmäßige Übungen.

Vertragsklauseln für Einführer von Maschinen gemäß der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230

Compliance-Garantien: Verpflichtung des Herstellers zur Einhaltung der Verordnung einschließlich aktueller Normenlage.
Dokumentationszugang: Recht auf zeitnahen Zugriff auf technische Unterlagen; Mitwirkung bei Behördenanfragen; ggf. Escrow für sicherheitsrelevanten Code.
Sprachen/Labeling: Verantwortung für Übersetzungen und Kennzeichnung eindeutig verteilen.
Haftung/Entschädigung: Freistellung bei herstellerseitiger Nichtkonformität; vertragliche Konventionalstrafen bei Verstoß gegen Mitwirkungspflichten.
Audit-/Inspektionsrechte: Kündigen Sie Stichprobenprüfungen und Lieferantenaudits an; definieren Sie Abhilfefristen.

Fazit: Einführer tragen die erste Verantwortung für die Rechtmäßigkeit von Produkten aus Drittstaaten. Wer Pflichten aus Artikel 13/14 konsequent operationalisiert, reduziert Risiken und beschleunigt die Markteinfuhr. Nutzen Sie klare Checklisten, belastbare Verträge und ein geübtes Abhilfemanagement – dann bestehen Sie auch anspruchsvolle Prüfungen durch die Marktüberwachung.

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