DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen: 10 Punkte für rechtssichere, klare Maschinendokus

Wer Maschinen baut oder in Verkehr bringt, braucht eine Betriebsanleitung, die zugleich sicher, vollständig und gut lesbar ist. Dieser Leitfaden bündelt DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen und zeigt, wie Sie Inhalte strukturieren, formulieren und ausliefern, damit Ihre Dokumentation rechtliche Anforderungen erfüllt, Anwender schützt und im Alltag wirklich hilft. Sie erfahren, worauf es entlang des gesamten Lebenszyklus ankommt – von Transport und Inbetriebnahme über die tägliche Nutzung bis hin zu Wartung, Störung und Außerbetriebnahme – und wie Sie die neuen Möglichkeiten zur digitalen Bereitstellung korrekt nutzen.

1. Plane die Betriebsanleitung frühzeitig – DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen

Beginne die Dokumentation parallel zum Maschinenentwurf und zur Risikobeurteilung. Wer die Betriebsanleitung erst am Projektende schreibt, gerät in Zeitdruck, übersieht Inhalte und riskiert Lücken, die die CE-Konformität gefährden. Plane früh, lege Verantwortlichkeiten fest und sammle konsequent alle Informationen, die in die Anleitung einfließen: bestimmungsgemäße und vorhersehbar Fehlanwendungen, Schutzmaßnahmen, Montage- und Installationsanforderungen, Prüfungen vor dem Start, Notfallprozeduren, Wartungsintervalle, Ersatzteile.

Behandle die Betriebsanleitung als integralen Bestandteil der Maschine. Liefere sie zusammen mit der Maschine aus – so selbstverständlich wie Schutzhauben oder Not-Halt-Einrichtungen. Mit einem klaren Redaktionsplan, Meilensteinen und enger Zusammenarbeit zwischen Konstruktion, Sicherheit und Technischer Redaktion steht die Anleitung rechtzeitig und in hoher Qualität bereit.

2. Rechtliche Konformität sicherstellen – DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen

In der EU definieren die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und ihr Nachfolger, die Verordnung (EU) 2023/1230 (Verordnung über Maschinenprodukte), die grundlegenden Anforderungen an Sicherheit und an die dem Nutzer zu liefernden Informationen. Die Anleitung muss diese Anforderungen vollständig abdecken: Identifikation von Hersteller und Maschine, Beschreibung, Montage, Inbetriebnahme, sicherer Betrieb, Restrisiken, Wartung, Geräuschemissionen, Maßnahmen bei Störung und Unfall u. v. m.

DIN EN ISO 20607 unterstützt Hersteller gezielt dabei, diese Punkte systematisch zu erfüllen. Wer die Norm anwendet, erreicht den Stand der Technik für die Inhalte und die Struktur von Maschinendokumentation und erhält das anerkannte „Domizil der Konformität“. Die Verordnung (EU) 2023/1230 bringt zudem neue Möglichkeiten bei der Form der Bereitstellung (digitale Anleitung) – dazu später mehr.

3. Den gesamten Lebenszyklus abdecken

Strukturiere die Anleitung entlang des kompletten Lebenszyklus: Transport und Lagerung, Installation und Montage, Inbetriebnahme, Normalbetrieb, besondere und gefährliche Situationen, Wartung und Instandsetzung, Außerbetriebnahme und Entsorgung. So findet jeder Anwender schnell die passende Information für seine aktuelle Aufgabe.

Die Norm empfiehlt eine klare, wiedererkennbare Struktur. Ein praxisbewährtes Muster umfasst folgende Kapitel:

Kapitel	Inhalt (Beispiele)
Titelseite/Identifikation	Dokumenttitel, Maschinenbezeichnung/Typ, Herstellername und -anschrift, Herstelljahr, Dokumentversion, ggf. Seriennummer, Sprachkennzeichnung („Originalbetriebsanleitung“ bzw. „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“).
Inhaltsverzeichnis	Alle Kapitel in Reihenfolge mit Seitenzahlen für schnelle Navigation.
Einführung	Zweck des Dokuments, abgedeckte Modelle/Varianten, Hinweise zur Verwendung der Anleitung, Zielgruppenhinweise (Operator, Service, Inbetriebnahme).
Maschinenbeschreibung	Aufbau, Funktionsweise, Hauptbaugruppen mit Abbildungen, Bedienelemente/HMI, technische Kenndaten (Abmessungen, Masse, Anschlüsse, Leistungsdaten, Umgebungsbedingungen).
Sicherheit	Allgemeine Sicherheitsinformationen, Symbolerklärung, Qualifikationsanforderungen, Restrisiken und Warnhinweise, erforderliche PSA.
Transport & Lagerung	Hebepunkte, Massen, Transportmittel, Sicherungsmaßnahmen, Lagerbedingungen.
Installation & Montage	Fundament/Untergrund, Verankerung, Leveln, elektrische/pneumatische/hydraulische Anschlüsse mit Schemata, Montage von Schutzeinrichtungen.
Inbetriebnahme	Checks vor dem Start, Erststart Schritt für Schritt, Funktions- und Sicherheitsprüfungen, Schulungshinweise.
Betrieb	Arbeitsmodi, Bedienabläufe, Bedienorgane und Anzeigen, zulässige und unzulässige Handlungen, typische Meldungen und deren Bedeutung.
Besondere/Notfälle	Vorgehen bei Not-Halt, Alarm, Blockaden, Rettung von Personen, Brand- und Leckagehinweise.
Wartung & Einstellungen	Wartungsplan (Intervalle), sichere Durchführung (Lockout/Tagout), Justagen, Störungssuche, Servicegrenzen (nur Fachpersonal).
Ersatzteile & Betriebsstoffe	Sicherheitsrelevante Teilelisten, Spezifikationen, freigegebene Betriebsstoffe.
Außerbetriebnahme	Sicheres Stilllegen, Demontage, Entsorgung und Medienhandling.
Anhänge	Schaltpläne, Hydraulik-/Pneumatikschemata, Zeichnungen, Prüfberichte, EU-Konformitätserklärung.
Index/Glossar	Optional zur schnellen Stichwortsuche und Begriffserklärung.

Passe diese Struktur an den konkreten Maschinentyp an. Entscheidend ist die logische, lebenszyklusorientierte Gliederung und die thematische Bündelung, damit Operatoren und Instandhalter zielgenau arbeiten können.

4. Alle vorgeschriebenen Inhalte enthalten – DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen

Nutze Checklisten, um keinen Pflichtpunkt zu übersehen. Mindestens folgende Inhalte gehören – soweit zutreffend – in jede Anleitung:

• Identifikationsdaten: Hersteller (Name/Anschrift), ggf. Bevollmächtigter, Maschinenbezeichnung wie am Typenschild, Seriennummer, Baujahr, relevante Softwarestände.
• EU-Konformitätserklärung: als Kopie oder inhaltsgleich abgedruckt; sie muss aktuell vorliegen.
• Bestimmungsgemäße Verwendung und Grenzen: klar definieren; vorhersehbare Fehlanwendungen benennen und untersagen.
• Montage/Installation/Anschluss: Anforderungen an Fundament, Platzbedarf, elektrische Schutzorgane, Anzugsmomente, Schwingungs- und Geräuschminderung beim Aufbau.
• Bedienungsschritte: von der Vorbereitung über den Arbeitsablauf bis zum sicheren Abschalten; erforderliche Qualifikationen und Schulungen nennen.
• Gefahren und Restrisiken: sämtliche verbleibenden Risiken explizit aufführen, mit konkreten Verhaltensregeln.
• Schutzmaßnahmen und PSA: verpflichtende Schutzausrüstung und organisatorische Maßnahmen benennen.
• Transport/Umsetzen: Masse, Hebepunkte, Demontageoptionen, Transportsicherung.
• Störung/Unfall: klar strukturierte Prozeduren für Not- und Störfälle.
• Wartung/Inspektion/Instandsetzung: Intervalle, sichere Durchführung, Zuständigkeiten (Bediener vs. Fachpersonal), Lockout/Tagout, Gefährdungen bei Instandhaltung.
• Technische Daten/Emissionen: Leistungsdaten, Betriebsdrücke, Geräuschangaben (z. B. Emissionsschalldruckpegel), Vibrationen, Strahlung, ggf. Hinweise zu Personen mit Implantaten.
• Ersatzteileliste: insbesondere sicherheitsrelevante Komponenten mit Spezifikation und Freigaben.

Leite die Inhalte konsequent aus der Risikobeurteilung ab. Alles, was für den sicheren Umgang erforderlich ist, gehört in die Anleitung – präzise, auffindbar und ohne Widersprüche.

5. Klar, aktiv und adressatengerecht schreiben

Verwende aktive Formulierungen, kurze Sätze und eindeutige Begriffe. Schreibe Befehle im Imperativ („Drücken Sie START.“), nenne immer das handelnde Subjekt und das konkrete Objekt („Reinigen Sie den Filtereinsatz“ statt „Es sollte gereinigt werden“). Halte die Terminologie konsistent: Einmal benannte Baugruppen heißen überall gleich. Vermeide Missverständnisse durch präzise Bezüge statt vager Pronomen.

Liefere die Anleitung in der Sprache des Verwendungslandes. Kennzeichne Versionen korrekt („Originalbetriebsanleitung“ vs. „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“). Halte den Ton sachlich-nüchtern und praxisorientiert. Beispiel: „Prüfen Sie die Keilriemen alle 100 Betriebsstunden. Erneuern Sie verschlissene Riemen, um Schlupf zu vermeiden.“

6. Gefahren und Restrisiken eindeutig darstellen – DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen

Die Anleitung muss alle relevanten Gefährdungen sichtbar machen und wirksame Verhaltensregeln liefern. Trenne einen Sicherheitsabschnitt ab, erkläre die verwendeten Symbole und formatiere Warnhinweise einheitlich mit Signalwörtern.

• Signalwörter standardisiert nutzen: „GEFAHR“ für die unmittelbar lebensgefährliche Situation, „WARNUNG“ für mögliche schwere Verletzungen, „VORSICHT“ für leichte Verletzungen oder Sachschäden. Direkt danach: Art der Gefahr, mögliche Folgen, konkrete Abhilfemaßnahme.
• Restrisiken konkret benennen: Heißflächen, Restenergien, bewegte Teile bei Wartung, elektromagnetische Felder – jeweils mit Ort, Wirkung und Schutzmaßnahme (z. B. „Hitzebeständige Handschuhe tragen“).
• Vorhersehbare Fehlanwendungen adressieren: Untersagen, was erfahrungsgemäß versucht wird, aber gefährlich ist („Keine Personen auf der Hebeeinrichtung befördern“).
• Relevanz statt Überladung: Setze Warnungen dosiert und zielgerichtet ein, damit Nutzer sie ernst nehmen. Unwichtige, redundante Hinweise schwächen die Wirkung.

Beschreibe zudem die Funktion aller bereitgestellten Schutzeinrichtungen (z. B. trennende Schutze, Verriegelungen, Not-Halt) und erläutere, warum sie nie außer Betrieb gesetzt werden dürfen.

7. Not- und Störfälle präzise beschreiben

Leite Nutzer durch Ausnahmesituationen mit klaren, nummerierten Schritten. In Stressmomenten zählt Verständlichkeit.

• Sicheres Anhalten: Position der Not-Halt-Geräte und deren Wirkung erläutern. Beschreibe den Reset-Vorgang nach einem Not-Halt.
• Blockaden lösen: Vorgehen inklusive Abschalten, Energie freischalten und sichern (Lockout/Tagout), Hilfswerkzeuge, Prüfungen vor Wiederanlauf.
• Ausfall von Energie/Steuerung: Verhalten der Maschine bei Stromausfall, Druckverlust oder Steuerungsfehler und Handlungsschritte nach Wiederkehr der Energie.
• Rettung von Personen: Vorgehen bei Einklemmung/Umg fence rung, klare Prioritäten: Maschine sicher stillsetzen, Stromlosigkeit herstellen, mechanisch sichern, Hilfe rufen; keine riskanten Alleinaktionen.
• Brand/Leckagen: geeignete Löschmittel (z. B. kein Wasser bei Ölbrand), Maßnahmen bei Gefahrstoffen (Absperren, Lüften, Neutralisieren).
• Fehlercodes/Diagnose: Tabelle mit Meldungen und entsprechenden Gegenmaßnahmen.

Wenn die Maschine das Risiko eines Einschlusses birgt, beschreibe Rettungsmittel (z. B. manuelles Absenken/Anheben). Die Norm betont, solche Maßnahmen in der Anleitung vorzusehen.

8. Layout und Visualisierung optimieren – DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen

Gestalte die Anleitung benutzerfreundlich. Gute Typografie, klare Gliederung und aussagekräftige Grafiken erhöhen Sicherheit und Effizienz.

• Wichtige Inhalte hervorheben: Sicherheitsinformationen optisch absetzen (Rahmen, Piktogramme, Farbe), Prozeduren nummerieren.
• Lesetypografie: ausreichend große Schrift (idealerweise 10–11 pt im Druck), hoher Kontrast, klare Hierarchie für Überschriften und Nummerierungen.
• Stringente Kapitelstruktur: Haupt- und Unterkapitel logisch nummerieren (z. B. 5, 5.1, 5.2). Kurz und prägnant benennen („Ölwechsel“ statt „Tätigkeiten am Schmiersystem“).
• Abbildungen/Schemata: Bedienelemente, Gefahrenzonen, Anschlussschemata und Wartungsschritte anschaulich visualisieren; Bildunterschriften und Verweise („siehe Abb. 5“) ergänzen.
• Tabellen/Listen: Daten und Schrittfolgen strukturiert darstellen statt Fließtextblöcke anzuhäufen.
• Versionierung: Seitenzahlen, Dokumentnummer, Revisionsstand und Datum in Kopf-/Fußzeilen führen – wichtig für Updates.
• Digitale Bereitstellung: PDFs mit klickbarem Inhaltsverzeichnis und Suchfunktion erleichtern die Navigation. Achte dennoch auf Zugänglichkeit der sicherheitsrelevanten Abschnitte.

Die Verordnung (EU) 2023/1230 erlaubt die digitale Bereitstellung von Anleitungen unter Bedingungen: Der Zugriff muss leicht möglich sein (z. B. Link/QR), ein Ausdruck muss machbar sein, die Informationen müssen langfristig verfügbar sein (typisch: mindestens 10 Jahre), und der Hersteller muss auf Wunsch innerhalb angemessener Frist eine kostenlose Papierfassung liefern. Prüfe nationale Auslegungen und erfülle diese Anforderungen konsequent.

9. Inhalte für unterschiedliche Nutzergruppen zuschneiden

Operatoren, Inbetriebnehmer, Instandhaltung und Service brauchen unterschiedliche Detailtiefe. Teile Inhalte klar zu und kennzeichne, wer was tun darf. Du kannst separate Bände erstellen (Installation, Betrieb, Wartung) oder in einem Band mit deutlich markierten Zielgruppen arbeiten (z. B. „Nur Elektrofachkraft“).

Formuliere praxisnah für Operatoren („Drücken Sie START“), liefere ergänzend tiefergehende Daten für Fachkräfte (Schaltplan, I/O-Zuordnungen, Diagnosecodes). Wiederhole sicherheitsrelevante Kernwarnungen in allen zielgruppenrelevanten Kapiteln, damit niemand sie verpasst.

10. Ergänzende Normen und Best Practices nutzen – DIN EN ISO 20607 wichtigste Grundsätze für die Erstellung von Betriebsanleitungen

Nutze zusätzlich IEC/IEEE 82079-1 für allgemeine Regeln zur Nutzerinformation (Redaktionsprozess, Qualitätskriterien, Mindestschriftgrößen, Versionierung). Koppel die Inhalte eng an die Risikobeurteilung gemäß EN ISO 12100 – was konstruktiv nicht zu 100 % abgesichert werden kann, musst du in der Anleitung transparent machen.

Prüfe außerdem vorhandene C-Normen für deinen Maschinentyp. Diese enthalten oft spezifische Anforderungen an die Anleitung (z. B. besondere Angaben zu Robotern, Pressen oder Holzbearbeitungsmaschinen). Lerne aus guten Beispielen in deiner Branche und etabliere ein sauberes Revisionsmanagement, damit die Dokumentation mit Produktänderungen und Rechtsstand Schritt hält.

FAQ: DIN EN ISO 20607